【Excel】社内SEによる使い方勉強講座～初心者編③～

■本記事の内容
約1,000人規模の会社で社内SEをやっている私がExcelの使い方勉強講座と題して
少しでもみなさんのスキルレベルアップに繋がれば良いという思いからスタートしました。

今回は「Excel初心者編③」となります。

【初心者編③】集計表を作って、関数を使ってみる

今回からは少し実践形式に移って行きます。

前の講座で勉強したテクニックも使っていきます。

少し難しいなどわからないことがあればすぐにご連絡ください。

必ずお返事致します。

今回は最終的に以下の表を作りたいと思います。

環境のご説明

今回説明する環境ですが下記の通りとなります。

項目	OS	Microsoft Office	メモリ	Bit数	ネットワーク
内容	Windows10 Enterprise	Office2016Professional	8GB	64bit	無線LAN

STEP①:集計表を作る

集計表というのは作業スペースのようなものです。

例えば国語の平均点や、最高点などをすぐに確認できるようなスペースですね。

今回は作業スペースをA10セルあたりから作成していきましょう。

復習をしながら作っていきましょうね。

項目を入力する

まずは科目を入れてみましょう。

「科目」と入れてみます。

知りたい項目を次々入れていきます。

「合計」と入れてみます。

「平均点」「最高点」「最低点」「出席人数」も入れてみましょう。

これで項目が作成できました。

この下にそれぞれの要素を入力していきます。

要素を入力する

すぐに分かる「要素」は科目の要素である「国語」「数学」「化学」です。

入力していきましょう。

できましたね。

その他の要素はまだ計算していないので入れることができません。

見やすく装飾する

項目に色をいれて、罫線を引っ張ってみましょうか。これも復習です。

今回はオレンジにしてみましょうか。

罫線も引いてみましょう。これも「ホームタブ」からでしたよね。

また文字も黒だと見にくいので白色にしてみましょう。

全体的(A10セル~F13セル)に選択してもらって「ホームタブ」の罫線から格子を選んでください。

きれいに表にすることができました。

STEP②:関数を使う(SUM,AVERAGE,MAX,MIN,COUNT）

それぞれの要素を計算して入れていくのですが、電卓で計算した数値を入力したり目視でわかる入力を手入力していくのは残念なExcelの使い方です。

Excelでは簡単に計算する式が予め組み込まれています。

代表的なものを一緒に見ていきましょう。

SUM関数

SUM関数は指定された単数〜複数のセルの数値を合計してくれる関数です。

B11セルを選択した後、「ホームタブ」を選択してみてください。

Σマークが見えるでしょうか。

(AutoSUMと表記されている方もいらっしゃるかもしれません)Σマークの右に下向き三角形をクリックしてください。

今回は「合計」を選択してみましょう。

青い枠が出てきました。

合計したいセルはB3セルからB7セルですよね。

範囲をしっかり選んでからエンターキーを押してみましょう。

そうすると合計値を計算することができました。

式を見てください。【=SUM(B3:B7)】と記載されているのがわかると思います。

AVERAGE関数

AVERAGE関数は指定された単数〜複数のセルの平均値を計算してくれる関数です。

「ホームタブ」を選択してみてください。

Σマークの右の下向き三角形をもう一度クリックしましょう。

今回は「平均」を選んでみてください。

また青い枠が出てきましたね。

平均値を出したい範囲を選択してください。

今回は平均値を計算することができました。

今回の式は【=AVERAGE(B3:B7)】となっています。

MAX関数

MAX関数は選択された単数〜複数のセルの中で最大の数字を記入してくれる関数です。

「ホームタブ」を選択してみてください。

Σマークの右の下向き三角形をもう一度クリックしましょう。

今回は「最大値」を選んでみてください。

国語の範囲を選択しましょう。

国語の要素では田中さんの90点が選ばれそうです。

最大値の要素を選んでくれました。

今回の式は【=MAX(B3:B7)】となっています。

MIN関数

MIN関数もMAX関数と同じです、今回は「最小値」を選んでみてください。

目視だと鈴木さんの30点が要素として選ばれそうです。

最小値の要素を選んでくれました。

今回の式は【=MIN(B3:B7)】となっています。

COUNT関数

COUNT関数は指定したセルの範囲にいくつ要素が入っているか数えてくれる関数です。

テストの出席人数の要素を入れていきます。

「ホームタブ」を選択してみてください。

Σマークの右の下向き三角形をもう一度クリックしましょう。

今回は「数値の個数」を選んでください。

国語の点数が入っているセルは3つなので出席者としては3が選ばれそうですがどうでしょうか。

無事3を要素として抽出してくれました。

今回の式は【=COUNT(B3:B7)】となっています。

要素を追加してみる

中島さんの国語の要素は入っていません。

要素を追加すると集計表にどんな変化があるのでしょうか。

集計表の要素がそれぞれ変わりました。

このように集計表を作っておけば元データに変化が加わったときに計算の手間を大幅に少なくしてくれます。

STEP③要素を削除してみる

セルの中身を消すときはどうすればいいのでしょうか。

セルをクリックしていただいて「Delete」キーを押してください。これで簡単に消すことができますね。もし中島さんの国語の要素が0点の場合はどうすればいいのでしょうか。

その場合は0と入れてください。

空白の場合はテスト自体を受けていない人という状況になります。

ここは注意して使いましょう。空白と0は意味が違ってきます。

まとめ

少し実践的になってきました。

とはいえども基礎的なテクニックはかなり頻繁に使います。

今回は代表的な関数を使用しましたが、Excelには便利な関数が多数用意されています。

少し踏み込んだ関数になりますがVLOOKUP関数はコピペの作業を大幅に少なくしてくれます。

【VLOOKUP関数】初心者でも分かる使い方を簡単解説

次回もよく使うテクニックに関して解説していきます。

■結論
STEP①:集計表を作る

STEP②:関数を使う(SUM,AVERAGE,MAX,MIN,COUNT）

STEP③要素を削除してみる

本記事も最後までお読みいただきありがとうございました。

何かお困りごとやご相談、ご意見等ございましたらコメント願います。