業務プロセス可視化とは？自社に導入する方法やシステムの選び方を紹介
企業における業務改善施策の一つとして挙げられる「業務プロセスの可視化」。
自社の生産性を高めるためにも、取り組みを検討している方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、業務プロセスの可視化について詳しく解説します。
業務プロセス可視化の概要や重要性など基本的な内容から、自社で取り組む際の方法や重視すべきポイントまでご紹介します。
また近年、ERPなどのシステム導入を通して、業務可視化行うことも増えてきています。クラウドERP世界No.1と言われているおすすめクラウドERPもご紹介するのでぜひご活用ください。
業務プロセスの可視化とは
業務プロセスの可視化とは業務における細かい工程を明確にし、業務開始から完了までの一連の流れを分かりやすく示す取り組みを指します。
企業における業務にはある程度、一連の流れが存在しています。
しかし、業務の担当者しか流れを把握していないケースも多く、慣れや感覚といった曖昧な基準で業務が遂行されていることも珍しくありません。
その結果、業務の属人性が高くなってしまい非効率的に業務が遂行される状況に陥ってしまいます。
そのような事態を防ぎ、企業全体の生産性を高めるために「誰が」「いつ」「何を」「どこで」「どうやって」その業務を遂行するのかといった情報を表やフローチャートを活用して明確にする必要があるのです。
業務プロセスを可視化する重要性
企業活動において重要視される業務プロセスの可視化ですが、取り組むことでどのようなメリットが得られるのでしょうか。
具体的なメリットとしては以下のような項目が挙げられます。
- すべての従業員が業務の全体像を認識できるため、課題が浮き彫りになりやすい
- 業務上の課題が企業全体の共通認識となるため、有効な改善案も生まれやすい
- プロセスを可視化したマニュアルを用意することで業務の属人性を解消できる
- 業務の属人性を解消できれば引き継ぎ時や担当者不在時の作業効率低下を防げる
- 業務全体の無駄な工程を削減できるため、人件費削減などのコストカットにも期待できる
- 業務の進捗状況も共有できるため、ミスや納期遅れなどのトラブルを未然に防げる
上記のように業務プロセスの可視化は業務全体の透明性を確保し、従業員が誰でも効率よく業務に携われる環境を整備するために重要な役割を担っているのです。
業務プロセスを可視化する方法3選
企業における業務プロセスを可視化するための方法やポイントをご紹介します。
基本的かつ重要な考え方となりますので、自社での取り組みを検討している方はぜひご活用ください。
視覚的な理解しやすさを意識する
業務プロセスの可視化には、誰がみてもわかりやすいように視覚的な表現が重要となります。
文字や数字が羅列してあるだけでは業務の全体像をイメージしづらく、関連知識のない部署の方には理解してもらえない可能性もあります。
そのため、各業務の繋がりが直感的に理解できるよう図や表などを活用しましょう。
社内業務の関連性や全体像を記した「プロセスマップ」はもちろん、社員一人ひとりが所持しているスキルを記載した「スキルマップ」業務の流れをチャート化した「フローチャート」などを作成し、全社員が理解できるような設計にすることが重要です。
KPIを設定・活用する
業務プロセスを可視化し、業務を改善するためには明確な目標設定が重要です。
設定した目標の達成度合いを図るために活用されるのが「KPI（重要業績評価指数）」となります。
そもそも業務プロセスの可視化は目的ではなく、業務の効率化や業績を上げるための手段です。最終的なゴールとなる業務改善や業績アップといった目標の達成指数が「KPI」となります。
なお、業務プロセスの可視化におけるKPIを設定するには、業務時間や残業時間、納品までのリードタイムなどの数値を洗い出さなければなりません。
洗い出した数値を基に業務プロセスごとのKPIを設定することで、施策の効果を段階的に確認しながらよりピンポイントな業務改善を進められます。
業務可視化のためにシステム導入を活用する
業務プロセスを可視化するためにはシステムを活用するのも有効な手段です。
システム導入に際しては、導入作業を通して業務整理を行う必要があり、結果として業務可視化に繋がります。またシステム導入後には、社員が業務に費やしている時間を可視化し、どのような業務に時間がかかりやすいのか、負担になっているのかなどといった傾向を分析できます。
PCなど業務に使用するデバイスにインストールするだけで、WordやExcel、メールやアプリケーションなどの機能をどの程度したのかといったデータを表やグラフで表示するようなシステムもあるため、いつもどおり作業を行うだけで自動的に業務データの可視化が可能です。
またテレワーク導入における勤務実態の把握にも活用できるため、今後導入する企業はさらに増加することが予想されます。
業務可視化のためのシステムを選ぶ際の3つのポイント
業務プロセスの可視化を推進するのに有用性の高い「システム導入による業務可視化」。
業務拡大、今後の成長に向けて業務システム等の導入を検討している方も多いのではないでしょうか。
そこで、自社に導入する業務システムを選ぶ際に役立つ3つの判断基準をご紹介します。
自社の業務効率が上がる業務システムを選ぶためにぜひご活用ください。
自社の目的と合った機能を持っているか
業務システムには、企業ごとの目的や用途に合わせてさまざまな種類が存在します。
そのため導入を検討する際には、自社の目的にあった機能を持ち合わせているかが重要な判断基準となります。
業務システムによって、業務効率化に特化したもの、予算・業績管理に特化したもの、勤務状況の監視に特化したものやデータの管理・分析を主軸としたものなど機能の方向性が違うため、自社の用途に応じて慎重に吟味しなければなりません。
また、導入方法も主に以下の2種類のタイプに分けられます。
- サーバーやPCにソフトウェアをインストールする「インストールタイプ」
- インターネット上のクラウドサービスを使用する「クラウドタイプ」
自社の業務内容や活用用途、社内環境から総合的に判断し、最適な機能を搭載した製品を検討しましょう。
費用対効果を意識する
当然ですが、業務システムを導入するには費用が発生します。
そのためせっかく導入したシステムを無駄にしないためにも効果を意識した製品選びが重要です。
なお、業務システムは製品によって料金プランが異なります。
ライセンスやアカウントごとの月額使用料を支払うプランが一般的ですが、初期費用がかかったり、利用できる機能によって月額料金が変わったりと細かい部分が異なるため事前確認は必須です。
無駄なコストを支払わないためにも導入後の効果をシミュレーションし、自社にとって適切な製品・料金プランなのかを慎重に検討しましょう。
使用感を確かめたうえで導入する
業務システムを導入する際は、使用感を確かめてから導入するのがおすすめです。
システムによっては操作や処理が難しいケースもあるため、イメージだけで導入してしまうと自社では使いこなせない可能性も考えられます。
そのような事態を防ぎ、社員全員が使いやすいシステムを選ぶためにも無料プランやトライアルを実施している製品を選びましょう。
無料期間で社員に使用感を試してもらい、自社の現場で活用できそうであれば課金するといった流れであれば失敗する確率を大きく減らせます。
また製品によってはセミナーやコンサルなどを実施し、使い方のレクチャーやサポートをしてくれるケースもあるため活用してみるのもおすすめです。
まとめ
企業の業務効率向上を見込める「業務プロセスの可視化」。
デジタル化が進む現代の企業活動内では、システムを活用した業務プロセスの可視化に取り組む企業も多く存在しています。
その分、システムも数多く提供されているため「最適な製品を判断できない」とお困りの方も多いのではないでしょうか。
そのような方におすすめしたいのが世界No.1のクラウドERPシステム「NetSuite」です。
ERPシステムは企業業務に必要な一通りの機能を備えたシステムです。
その中でも、NetSuiteは業務プロセスや各種データの一元管理を可能としたクラウド型基幹システム。
ERPであるためリアルタイムでの情報の共有・管理も可能です。
さらに豊富な機能や拡張性を搭載しながら、従来型のERPシステムよりも「早く・安く・確実」な導入手法を実現しているのもおすすめの理由と言えます。
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