バックオフィスシステムとは？業務効率化に期待できるシステム・ツール4選

近年、幅広い業界で急速に推進される社内DX。とくにバックオフィスシステム導入による業務改善は多くの企業で課題となっています。
そのような背景から、自社でもバックオフィスを強化できるシステムを導入しようと検討している方も多いのではないでしょうか？
そこで本記事では、バックオフィスシステムの重要性について解説します。そもそもバックオフィスとはという基本的な内容から、業務改善につながる代表的なシステム・ツールをご紹介。

どのようなシステムを導入すべきか判断できない方にお勧めな柔軟性のあるバックオフィスシステムもご紹介しますので、ぜひご活用ください！

バックオフィスシステムとは

バックオフィスシステムとは、企業における後方支援業務を効率化するためのシステムのことです。
そもそもバックオフィス業務とは、顧客や取引先と直接やりとりを行わない事務的な業務を指します。なお、バックオフィスには以下の部署・業務が該当します。

• 情報システム
• 会計
• 経理
• 総務
• 庶務
• 人事　など

直接顧客と関わり利益を生む営業やマーケティング部門をサポートし、社内全体の業務が円滑に進むようにするのがバックオフィスの役割です。そのため、バックオフィス業務には正確性や迅速性が求められます。
利益に直結しないことから軽視されがちなバックオフィス業務ですが、社内業務を効率化するためには、システムによる改革も重要なのです。

フロントオフィスとは

社内業務における後方支援を担当するバックオフィスに対して、直接的に顧客と関わり利益に直結する業務を行うのが「フロントオフィス」です。なおフロントオフィスには以下のような部署・業務が該当します。

• 営業
• マーケティング部門
• 受付窓口
• カスタマーサポート

企業の顔としての役割を担うフロントオフィスでは、臨機応変に対応できる柔軟性や高いコミュニケーション能力が必要とされます。

なお、花形のように思えるフロントオフィス業務ですが、円滑に行うにはバックオフィスのサポートが必要不可欠です。売上データや顧客データなどフロントオフィスのデータを集約し、会計データや在庫データといったバックオフィス由来のデータと合わせて分析することで、より利益につながる効果的な戦略がとれます。

つまりバックオフィスとフロントオフィスという対極の業務が連携することで、企業の利益を生み出しているのです。

バックオフィスの強化にはシステム導入が鍵！

企業にとって非常に重要な役割を担うバックオフィスの体制を強化するためには、システムの導入が大きな鍵を握ります。

なお、バックオフィスシステムを導入することで得られる具体的なメリットとしては以下のような点が挙げられます。

• 業務上の手続きを効率化できる
• ヒューマンエラーを防止できる
• 業務の流れが可視化できる
• テレワークの促進にもつながる
• バックオフィスへの問い合わせ対応が迅速になる
• 業務の属人化を解消できる
• 企業における事業の持続性が高まる

たとえば、バックオフィスシステムを導入し、紙ベースからクラウドによるデータ一元管理が可能となれば、必要な書類やデータを探す手間が省けます。その結果、業務上の手続きは円滑に進み印刷代や保管費用、人件費などのコスト削減が可能です。

また、システムにより社内のワークフローを可視化し、複雑な計算を伴う集計作業を自動化できれば、特定の誰かしかできないといった業務の属人性から脱却できます。さらに作業の正確性が重視されるバックオフィスにおいて天敵ともいえるヒューマンエラーの防止も可能です。

とくにルーティンワークが多いバックオフィスでは自動化できる業務も多いため、業務の効率化を求めるならシステムの導入は必須といっても過言ではないでしょう。

バックオフィスを強化できるシステム・ツール4選

バックオフィスを強化するために必要となるシステムですが、業種や用途によってさまざまな種類が存在します。
そのため「システムの導入を検討しているがどれを選択すべきか分からない」とお困りの方も多いのではないでしょうか？

そこでバックオフィス強化に活用できる主なシステム・ツールを4種類ご紹介します。

基幹システム・ERP

顧客からの受発注や会計業務などを代表とする基幹業務を効率化できるシステムが「基幹システム」です。基幹システムには業務内容に応じていくつか種類が存在します。

• 伝票・帳簿の作成や税務申告などを担う「財務会計システム」
• 材料の仕入れ状況から生産した製品の在庫・販売管理を行う「生産・販売管理システム」
• 人事に関する情報管理や給与計算などを行う「人事給与システム」
• 従業員の出勤や退勤、残業などのデータを記録・管理する「勤怠管理システム」　など

また、基幹システムや情報系システムの情報の一部をリアルタイムで一元管理できる「ERP」も非常に便利なシステムです。たとえば、給与計算に必要な人事データと勤怠データを一元管理し、まとめて抽出できるなど幅広い業務の効率化が可能となります。

情報系システム

社内コミュニケーションの向上や事務処理の効率化に有効なシステムが「情報系システム」です。
具体的には、以下のようなシステム・ツールが挙げられます。

• チャットツール
• メールツール
• 社内SNS
• スケジュール管理ツール
• 顧客管理システム
• オンラインストレージ　など

なお情報系システムは基幹システムと異なり、万が一システムに不具合が生じた場合でも、業務に与える影響は小規模となります。そのため、システムの変更やアップデートがしやすいのも特徴です。

‎社内向けチャットボット

社内における部署間での問い合わせを自動化できるシステムが「社内向けチャットボット」です。

チャットボットとは、AIを搭載した自動会話プログラムのことを指します。

つまり、他部署からバックオフィス部門へのよくある質問の回答を登録しておくことで、正確な回答を迅速に提示できるのです。無人対応が可能なので社員の負担やストレス軽減にも効果的なシステムと言えます。

RPA

RPAとは「ロボティクス・プロセス・オートメーション」の略称であり、定型作業や確認作業を自動化できるシステムです。

たとえば、従来まで手作業で行っていた簡単なデータ入力や誤入力・抜け漏れのチェック作業をプログラムによって自動化できます。

手作業ではどうしても発生してしまうヒューマンエラーを防止できるため、バックオフィス業務で重視される正確性を担保できるのです。

さらに、目視でのチェック工程を省けることも業務負担の改善や人件費削減につながるため、バックオフィスの業務改善に非常に有効なシステムといえるでしょう。

まとめ

社内の業務を陰ながら支えるバックオフィス業務の強化を目指すなら、システム導入は急務と言えます。

ただし、さまざまなバックオフィスシステムが提供されている中から、自社の業務内容や現状の環境に最適なシステムを選択する必要があります。

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