データ一元管理とは？導入前に知っておきたい3つのメリット・デメリットを解説
数々の企業・業界においてDX推進の波が押し寄せている現在、重要視されているのが「データの一元管理」です。
実際、社内DX実現の第一歩として自社への導入を検討している方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、データ一元管理の有用性について詳しく解説します。
一元管理の概要やDXにおいて重要視される理由など基本的な内容はもちろん、導入後のメリットやデメリットもご紹介します。
データ一元管理を推進できる汎用性の高いおすすめシステムもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください！
データ一元管理とは
データ一元管理とは、企業やグループ内のデータを一箇所に統合し管理する方法を指します。
なお、一元管理によって統合するのは以下を代表とする企業・組織内すべての経営資源です。
- 企業を構成する「ヒト（人材）」
- 顧客へ提供する商品・サービスや経営に必要な設備などが該当する「モノ」
- すべての企業活動の動力となる「カネ（お金）」
- 顧客のデータや業務ノウハウなどが該当する「情報」
上記のような経営資源を社内だけでなくグループ内で統合・共有し、管理していくのが一元管理です。
類義語として「一括管理」や「集中管理」といった管理方法も存在しますが、これらはあくまで個別に管理していたデータを一箇所にまとめることを意味します。すなわち、データという管理対象を統合しているに過ぎません。
一方、一元管理ではデータの集約だけでなく管理方法も統一されるため、必要なデータをすぐに取り出せるのが特徴です。
つまり一元管理は一括管理・集中管理から一歩進んだ管理方法と言えるでしょう。
DXにおいてデータの一元管理が重要視される背景
近年、多くの企業・業界でDXが進んでいる中、データの一元管理は取り組むべき課題として重要視されています。
その背景には、クラウドの普及によるICT（情報通信技術）環境の多様化・複雑化が大きく関係しています。
なお、現在の企業における代表的なICT環境は以下の通りです。
- 自社が保有する運用システムを表す「オンプレミス」
- クラウドサービス事業者が構築した環境を複数のユーザーで共同利用する「パブリッククラウド」
- 自社専用の環境を構築し、社内・グループ間のみで利用する「プライベートクラウド」
- 上記3種を組み合わせて利用する「ハイブリッドクラウド」
近年では上記のようなシステムを組み合わせて活用する企業が多く、個別管理による生産性の低下が課題となっています。
システムごとの環境に応じて、管理・運用を行わなければならないとデータの抽出に時間がかかったり、コストが増大したりといった問題も生じやすいです。
さらに、セキュリティ面でも個別に対策しなければならないのは非常に非効率といえます。
このような多様化するICT環境にワンストップで対応し、業務の効率を向上するための解決策として、一元管理が重要視されているのです。
データ一元管理を行うメリット3選
データ一元管理を行うことで企業が得られるメリットについてもう少し深掘りしていきましょう。
具体的なメリットを3点ご紹介しますので、データ一元管理の有益性を正しく認識するためにご確認ください。
経営資源を企業・部署間で共有できる
一元管理を行うことで「ヒト・モノ・カネ・情報」などの経営資源を自社だけでなく、全社横断的に活用できます。
それによってグループや部署間の問い合わせを削減でき、業務に必要な情報を迅速に抽出可能です。
また、グループ全体における連携の強化やコミュニケーションの活性化にも期待できるため、スピーディーかつ的確な意思決定を実現できます。
さらに勤怠データや社員のスキルも全社横断的に共有できるため、より適切な人材配置も可能です。社員一人ひとりが活躍できる場を提供することで、生産性の向上といった企業全体のメリットにもつながります。
業務の効率化が期待できる
社内のデータを一元管理することで、社内業務の全体的な効率化に期待できます。
一箇所で社内の情報を管理することで、従来までデータ集計やリサーチなどにかかっていた工数を大幅に削減可能です。
また、データの重複や不整合も解消できるためより正確な情報をもとに効率的な社内戦略をたてられます。
ノウハウや業務プロセスも共有できるため、業務の属人性を解消可能です。
その結果、新人の教育を効率化できるだけでなく、担当者不在時でも部署に縛られない柔軟な対応ができます。
さらにデータ更新に伴うリソースの削減やデータ管理者の統合など、幅広い角度から業務効率化を実現可能です。
コストの削減も可能
データ一元管理に伴う社内システムの統合により、従来まで個別に発生していた維持管理費もまとめられます。
各種システムにかかっていた電気代や運用・管理に関する人件費などをまとめることで、ランニングコストの削減が可能です。
また、経費計上などの手続きも簡略化できるのも企業にとって嬉しいメリットと言えます。
システム管理にどうしても発生する手間やコストを少しでも削減するためにも、一元管理は非常に有効な方法と言えるでしょう。
データ一元管理を行うデメリット3選
さまざまなメリットに期待できるデータ一元管理ですが、導入することでデメリットが発生するケースもあります。
導入後の後悔を未然に防ぐためにも、ご紹介する3つのデメリットを把握しておきましょう。
導入コストがかかる
一元管理を実現するシステムを導入するためには、高額なコストが発生することもあります。
当然ですが、高機能かつ用途が幅広い製品であればあるほど、初期費用やランニングコストが高額になりやすいです。
なお、システム導入費用の内訳として以下のような項目が挙げられます。
- ライセンス・アカウント使用料
- サーバー使用料
- 導入トレーニング費用
- サポート費用
- 保守費用 など
もちろん、製品によって料金プランや初期費用の金額は異なりますが、小規模でも数十万円、大規模システムなら数百万円の予算が必要となります。
したがって、想定コストと費用対効果を計算し、自社に導入するメリットを見極めたうえで製品を選択することが重要です。
システムが複雑化してしまう可能性も
場合によっては、一元管理システムを導入することでかえって操作が複雑になってしまう可能性もあります。
複雑なシステムを社員が使いこなせず活用できる人材が限られてしまえば、導入コストをかけた意味がありません。
管理システムを全ての社員が使えなければ、情報が錯綜する原因にもなってしまうため、逆に生産性が低下してしまう可能性もあります。
そのような事態を防ぐためには、全社員が使いこなせる操作性の高いシステムを吟味しなければなりません。
またシステムの複雑化を避けるには、短絡的にすべての情報を一元管理するのではなく、時には個別管理と組み合わせることも必要です。
情報をしっかり精査し、どのような管理方法が適切か見極めたうえで、最適な管理システムを検討しましょう。
従業員の理解が必要
一元管理システムを導入し、有効活用するためには従業員の意識改革が必要となります。
従業員一人ひとりが重要なデータを扱っているという責任感を持ち、適切な方法で管理しなければどれだけ高機能なシステムでも有効活用できません。
また、従業員の性格によってはこれまでと違った管理方法に抵抗や混乱を招く可能性もあります。
そのため、経営者や担当者の独断で急速な改革を進めるのではなく、徐々に新たな手法を浸透させていくことが重要です。
一元管理の有用性やデータ管理方法を教育する場を設けるなどの対策を実施し、社内全体におけるシステムの受け入れ体制を整えましょう。
まとめ
デジタル化が進む現代のビジネス環境において、データ一元管理への移行は急務と言えます。
しかし、企業の需要に応じて数多くの一元管理システムが提供されているため「どのシステムが自社に最適か選びきれない」という方も多いのではないでしょうか。
そのような方におすすめしたいのが世界No.1のクラウドERP「NetSuite」です。
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