予実管理表は見やすさが重要!エクセルからツール活用まで解説!

  • 2022/12/12
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企業の経営管理において欠かせないのが予実管理です。目標達成のためには、常に予算と実績を比較して課題を解決していく必要があります。以前よりエクセルを用いた予実管理表が主流でしたが、近年では専用システムやツールを活用する企業も増えています。

予実管理表で重要なのは、見やすく効率的に活用できることです。現状の予実管理表に使いづらさを感じる、業務効率を上げたいなど、より良い方法を探している方もいるでしょう。エクセルでの予実管理には限界があるため、おすすめはシステムやツールの活用です。

本記事では、エクセルを用いた予実管理表のメリット・デメリットから専用ツールの活用まで詳しく解説します。切り替えの目安もあわせて紹介するので参考にしてください。

予実管理とは

予実管理とは、企業が予算と実績を管理することです。予算と実績を把握できると、企業が掲げる経営目標に対する現在地を可視化できるとともに、目標を達成できるか否かの見通しが立ちます。

なぜ予実管理表が必要なのか

予実管理表とは予実管理を分かりやすく数値化してまとめた表で、次の理由で有用です。

  • 予算と実績の差やズレが把握しやすい
  • 自社の強みや弱点が見えやすい
  • 予算達成に向けた計画につなげやすい

定期的に予算と実績を確認すると、目標値に対する差やズレをいち早く把握できます。単なる数字の記録ではなく、実績の良さや伸び悩みの要因は何かを分析すると、自社の強みや弱点の発見につながります。

予算が達成できるかどうかといった漠然とした認識ではなく、あとどれほどの実績をあげる必要があるかを具体的な数字で把握することが重要です。

エクセルを使った予実管理表

一般的に親しみのあるエクセルは、無料で使える予実管理表のテンプレートも豊富で、実際に多くの企業が採用しています。

エクセルで予実管理をするポイント

エクセルの予実管理表で重要なのは、誰が見てもひと目でわかるよう複雑にしすぎないこと。たとえば予算と実績をグラフ表示するなど、視覚化の工夫も効果的です。

予実管理の担当者は情報を一元化しようと項目を詰め込みがちですが、慣れ親しんだエクセルを使っているにもかかわらず複雑にしすぎては本末転倒です。予実管理表は経営者だけに向けたものではなく、現場社員に数字意識を持たせる意味もあります。

エクセルを使うメリットとデメリット

エクセルの予実管理表は簡単に作成できるメリットがありますが、特有のデメリットもあります。

エクセルを使うメリットは、導入コストがかからず操作方法が簡単であることです。テンプレートを活用して簡単に表を作成できるので、事業の規模によっては最適な方法です。フォーマットの自由度も高く、自社に必要な項目をカスタマイズして運用できます。

一方デメリットは、情報の入力や集計に時間がかかることや、手作業によるミスが発生しやすい点です。

取り扱うデータが増えるほどこうしたデメリットが顕著になるだけでなく、情報の共有が遅れてリアルタイムで管理するのが難しくなります。

ツールを活用した予実管理表

エクセルでは複雑な予実管理に対応できないため、近年は専用ツールを活用する企業が増えています。

予実管理ツールでできること

情報の一元化、シミュレーション機能とデータ分析、帳票類の自動作成機能など、さまざまな機能を備えているのが専用ツールです。エクセルと比較してできることが格段に増えるため、業務の効率化につながります。

第一に、リアルタイムで情報の一元管理が可能です。社内でデータの共有がしやすいだけでなく、リアルタイムの予実管理が実現できると、PDCAサイクルを素早く回すことにもつながります。

また、シミュレーション機能やデータ分析の結果をPDCAサイクルに活かして、より実現可能な計画をたてられます。

他にも、必要に応じた帳票や資料を自動で作成できるレポート機能を使えば、関連データの抽出や集計といった手作業の必要がありません。システムやツールによって備えている機能はさまざまなので、ニーズに合わせた比較・検討が必要です。

下記の記事では、予実管理をはじめバックオフィスの業務改善につながるシステムを紹介しています。

関連記事:バックオフィスシステムとは?業務効率化に期待できるシステム・ツール4選

エクセルから予実管理ツールに切り替える

エクセルを使用していてどのタイミングで予実管理ツールに切り替えるべきか、検討のタイミングは企業によって違います。次に挙げるのが具体的な検討理由の一例です。

  • 業務の属人化が進んでおり、担当者の退社や異動のリスクが考えられる
  • 実績反映に時間がかかっている
  • 実績の分析や見込みの予測まで十分な工数が割けない

予実管理における課題やリスクは、システム化して解決できるものがあります。システムやツールの導入は適切な企業経営を続けていくための選択肢の一つと言えるでしょう。

まとめ

予実管理を適正に行うには、効果的な予実管理表が不可欠です。目標達成には予算と実績を記録するだけでなく、可視化した情報を分析して次の計画に活かしていく必要があります。システムやツールはエクセルと比べて効率的に予実管理を行えるのでおすすめです。

数ある予実管理ツールから自社に見合ったものを選ぶためには、課題を洗い出す必要があります。現状の方法を改善したいと考えている方は、システムやツールの導入を検討してはいかがでしょうか。

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