システム開発が遅れる主な原因と対策（要件定義フェーズ編）

システム開発は複雑で多岐にわたるプロジェクトです。その中でも要件定義は、プロジェクトの成功を左右する重要なフェーズです。

要件定義の工程でシステムのイメージを付けるのも難しく、難易度はとても高いです。そして、プロジェクト全体の失敗に直結することが多く、その原因は多岐にわたります。本記事では、システム開発における要件定義の失敗原因とその対策について詳しく解説します。

要件定義の重要性

要件定義は、システム開発プロジェクトの初期段階で行われ、システムが何を実現すべきか、どのような機能が必要かを明確にするプロセスになります。この段階での誤りや漏れは、後々の工程で大きな問題を引き起こす可能性があります。要件定義がしっかりと行われていれば、プロジェクトはスムーズに進行し、期待通りの成果を上げることができます。

要件定義の失敗原因

1. 利害関係者の意見の不一致

システム開発には多くの利害関係者が関与します。これらの関係者の意見や要望が一致しない場合、要件定義は複雑化し、最終的な合意に至らないことがあります。例えば、経営陣、現場の従業員、IT部門など、それぞれが異なる視点や目的を持っているため、全ての要件を満たすのは困難です。

2. コミュニケーション不足

要件定義のプロセスでは、関係者間のコミュニケーションが極めて重要です。しかし、コミュニケーション不足が原因で、要件が正確に伝わらなかったり、誤解が生じたりすることがあります。特に、専門用語や技術的な内容についての理解が不足している場合、要件が正しく伝わらないことが多いです。

3. 要件の曖昧さ

要件が曖昧な場合、開発チームが何を作るべきかが不明確になります。これは、最終的な製品が期待通りの機能を持たない原因となります。曖昧な要件は、開発の途中で変更や追加が発生しやすく、プロジェクトの遅延やコスト増加を引き起こします。

4. ユーザーのニーズの誤解

システムはユーザーのニーズを満たすために開発されますが、そのニーズを正確に理解していないと、ユーザーが満足しないシステムが出来上がってしまいます。ユーザーのニーズは時に明確ではなく、要件定義の過程でユーザーと密に連携することが求められます。

5. 範囲の膨張

要件定義の段階で、プロジェクトの範囲が次第に広がってしまうことがあります。これは、関係者が新たな要件を追加し続けることに起因します。範囲が膨張すると、リソースや時間が不足し、プロジェクト全体が失敗するリスクが高まります。

要件定義の失敗を防ぐための対策

1. 明確な要件の定義

要件を明確に定義することは、要件定義の成功の鍵です。具体的で測定可能な要件を設定し、関係者全員が理解し合意できるようにすることが重要です。また、要件の優先順位を決定し、重要な要件から順に対応することも効果的です。システム開発をする際に要件定義が最初に来てしまうケースがありますが、その前段階の要求定義をしっかりと固めておくことで、スムーズ、かつ、明確な要件の確定が出来るようになります。

2. 効果的なコミュニケーション

関係者間の効果的なコミュニケーションを促進するためには、定期的なミーティングやレビューセッションを実施することが必要です。また、コミュニケーションツールを活用し、情報の共有をスムーズに行うことも重要です。特に、技術的な内容については、専門家を交えての説明会を行うことが有効です。

システム担当者を交えてディスカッションをすることも重要ですが、プロジェクトオーナーや業務担当者間で方針などを事前に明確にしておくことも重要ですので、分科会などを最初は多く実施することで、スピード感を持ったコミュニケーションができるようになります。

3. プロトタイピングの活用

プロトタイピングを活用することで、ユーザーが実際にシステムの一部を体験し、フィードバックを得ることができます。これにより、要件の曖昧さを減少させ、ユーザーのニーズをより正確に反映することが可能です。プロトタイプを通じて早期に問題点を発見し、修正することができます。そのためにも、要件を仮決めして、プロトタイプを作成し、仮設検証を進めることがとても重要です。

4. 要件のドキュメント化

要件をドキュメント化することで、後々の誤解やトラブルを防ぐことができます。要件ドキュメントには、全ての要件を詳細に記載し、関係者全員がアクセスできるようにすることが重要です。また、変更があった場合には、ドキュメントを更新し、全員に通知することも忘れてはいけません。また要求定義書も用意しておくと、エビデンスになりますので、こちらも用意しておくことをオススメしています。

5. 範囲管理

プロジェクトの範囲を管理し、範囲の膨張を防ぐためには、初期段階で範囲を明確に定義し、その後の変更を厳格に管理することが必要です。変更要求があった場合には、その影響を評価し、必要ならばリソースやスケジュールの再調整を行います。そのためにも機能に優先順位をつけ、そのフェーズでどこまで対応するかを事前に決めておくと、スムーズに範囲を特定することができます。

システム開発は機能が多くなるほど、難易度があがります。高額な構築費用をかけて長期プロジェクトになるので、機能を詰め込みたくなる気持ちが出てきますが、感情で整理してしまうと、ダラダラと要件定義をしてしまうことになりますので、スケジュールを守れる意思決定ができるように心がけることが重要です。

まとめ

要件定義はシステム開発プロジェクトの成功において極めて重要なフェーズですが、不慣れな場合、どうすればいいか分からず、長く時間をかけてしまいます。長く時間をかければ良いものが出来る可能性はありますが、議論が横にそれ、費用も積み重なってしまうリスクもありますので、システム担当者が立てたスケジュールに沿って、迅速に意思決定することが重要です。

システム開発において要件定義は非常に難しい作業ですが、適切なアプローチとツールを使用することで、その成功率を高めることが可能です。関係者全員が一丸となり、共通の目標に向かって協力し合うことで、理想的なシステムを実現することができるでしょう。