【Excel】社内SEによる使い方勉強講座～初心者編④～
■本記事の内容
約1,000人規模の会社で社内SEをやっている私がExcelの使い方勉強講座と題して
少しでもみなさんのスキルレベルアップに繋がれば良いという思いからスタートしました。
今回は「Excel初心者編④」となります。
この記事の目次
【初心者編④】オートフィルやショートカットキーを使ってみる
前回は便利な関数を使って計算を楽に行うことについて勉強しました。
今回はより計算を楽にする方法や、コピー＆ペースト時に使うテクニックを勉強していきましょう。
作業効率が一気に上るかもしれません。
今回は最終的にはこのような図を作りたいと思います。
環境のご説明
| 項目 | OS | Microsoft Office | メモリ | Bit数 | ネットワーク |
|---|---|---|---|---|---|
| 内容 | Windows10 Enterprise | Office2016Professional | 8GB | 64bit | 無線LAN |
STEP①:前回の復習
前回は国語の要素を関数を使って埋めていくことができました。
実際一緒にやってみて答え合わせをしていきましょう。
国語と同様に、数学の要素を埋めていきましょう。
合計点
まずは合計点 B12セルを選択してください。一度やってみましょうか。
前回の復習です。
SUM関数でしたね。範囲を指定し、エンターキーを押してください。
=SUM(C3:C7)
平均点
次に平均点 C12セルを選択してください。
AVERAGE関数でしたね。範囲を指定し、エンターキーを押してください。
=AVERAGE(C3:C7)
最高点
次に最高点 D12セルを選択してください。
MAX関数でしたね。範囲を指定し、エンターキーを押してください。
=MAX(C3:C7)
最低点
次に最低点 E12セルを選択してください。
MIN関数でしたね。範囲を指定しエンターキーを押してください。
=MIN(C3:C7)
出席人数
次に出席人数 F12セルを選択してください。
COUNT関数でしたね。範囲を指定しエンターキーを押してください
=COUNT(C3:C7)
範囲の指定がキモですので注意しましょう。
国語や化学の範囲を選ばないようにしましょう。
数学の要素をすべて埋めることができました。
同様に、化学の要素も埋めてみましょう。
STEP②:一人の合計点を求める
鈴木さんの合計点を求めてみましょう。
E3セルを選択してください。
Σマークの左にある三角形をクリックして、合計(SUM関数)を選択してください。
範囲を指定してエンターキーを押しましょう。
STEP③:オートフィルを使う
SUMは便利ですが、いちいち設定していくととても手間がかかります。
そこで役立つのがオートフィル機能です。
もう一度E3セルを選択していただいて、マウスのカーソルを右下の角に合わせてください。
そうするとカーソルが白い＋マークから黒い＋マークに変わるのがわかると思います。
そこでダブルクリックするとE7セルまで自動で計算されています！
めちゃくちゃ便利ですよね。
STEP④:コピー、貼り付けを使う
作業シートが下にあると少し見にくいので左側にうつしてみましょう。
もう一度同じ作業を繰り返すのは大変なのでいい方法はないのでしょうか。
コピー
このときに使うのが「コピー」という機能です。
まずはコピーしたい範囲を選びましょう。
A10セルからF13セルを選んでください。
まずA10セルをクリックしながらカーソルをF13セルまで移動させると選択することができます。
マウスの右クリックを押すとコピーという項目があるので、選択してみましょう。
「Ctrl＋C」というショートカットキーを使うとより簡単に選択することができます。
選択ができている場合ですが選択範囲が点線になりますので選択できていることがわかります。
貼り付け
コピーをした後にG2セルを選択していただいたあとにマウスの貼り付けオプションの一番左を選択すると貼り付けることができます。
「Ctrl+V」というショートカットキーを使うと簡単に貼り付けることができます。
「Ctrl+C」「Ctrl+V」はかなりの頻度を使うのでこの機会に覚えてしまいましょう。
マウスを使うよりも生産性を高めることができます。
範囲のエラー
せっかく範囲を指定してコピーしたのに「＃REF!」という表記がされています。
選択している範囲がずれてしまうのでこのような表記が出てしまいます。
では実際どうすればいいのでしょうか。
切り取りと貼り付け
貼り付ける前の状態に戻したいので、一つ作業前に戻しましょう。
その際はこの矢印ボタンを押すと戻りますが、せっかくなのでショートカットキーも覚えてしましましょう。
「Ctrl+Z」こちらでも一つ前に戻ることができます。
今回は切り取りを選択してみます。やり方はコピーと似ています。
範囲を選択して、右クリックで切り取りというボタンを選択するか、「Ctrl+X」というショートカットキーを使いましょう。そうすると範囲が点線に囲まれます。
この状態でG2セルを選択し、Ctrl+V」か右クリックの貼り付けを押してください。
今回は関数の範囲がずれずに移動させることができました。
関数が含まれた場所を移す場合は必ず「切り取り」を選びましょう。
まとめ
今回はショートカットキーを勉強していきました。
| コピー | Ctrl+C |
| ペースト | Ctrl+V |
| 前に戻る | Ctrl+Z |
| 切り取り | Ctrl+X |
本当によく使うので覚えておくと作業効率が一気に上がります。
■本記事の内容
約1,000人規模の会社で社内SEをやっている私がExcelの使い方勉強講座と題して
少しでもみなさんのスキルレベルアップに繋がれば良いという思いからスタートしました。
今回は「Excel初心者編④」となります。
結論
STEP①:前回の復習
STEP②:一人の合計点を求める
STEP③:オートフィルを使う
STEP④:コピー、貼り付けを使う
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