PMOは使えない？存在意義や役割、経験豊富なPMOを見つける手段を解説

社内の各種プロジェクトを円滑に進めるうえでは、プロジェクトマネージャー（PM）の手腕は大切な要素の1つです。大規模なプロジェクトなどでは、PMの補佐の立場としてPMOがアサインされる場合も多くあります。

しかし、PMOの定義は会社によってあいまいな部分があるのも現状です。「外部からPMOをアサインしたが、期待していた働きではなかった」と感じた経験のある企業担当者もいるのではないでしょうか。

そこで本記事では、PMOの概要や存在意義、求められる役割などを解説します。

PMOとは？

はじめに、PMOとは何か？という概要の部分について解説していきます。

PMOの概要

PMOとは「Project Management Office」の略で、直訳すると「プロジェクトを管理する組織」を意味します。一般社団法人日本PMO協会によると、PMOは「組織内における個々のプロジェクトマネジメントの支援を横断的に行う部門や構造システム」とされています。

一般的には、プロジェクトマネジメントはプロジェクトマネージャー（PM）の役割です。しかし、大規模なプロジェクトなどでは、プロジェクトマネジメントをリードするのはPMだけでは難しくなります。

そこで、PMを支援する立場としてプロジェクトの体制内にPMOが発足されることが多いのです。

プロジェクトマネジメント（プロジェクト管理）とは？

では、そもそもプロジェクトマネジメント（プロジェクト管理）とはどのような活動を指すのでしょうか。プロジェクトマネジメントとは、プロジェクトの目的を達成するために、Q（品質）・C（コスト）・D（進捗）・S（スコープ）などを管理することです。

具体的には、プロジェクトを進めるうえで以下のような事項を管理します。

• 設計書のエラーやシステムのバグは基準値内に収まっているか
• プロジェクトの予算が超過していないか
• 設計や開発、テストなどの各工程が計画通りに進んでいるか
• 要件定義時に合意したスコープから逸脱していないか

PMOの存在意義

PMOの存在意義は、PMのサポートを通じて、プロジェクトを成功に導くことだと言えます。より詳しい役割としては、一般社団法人日本PMO協会が以下のとおり示しています。

• プロジェクトマネジメント方式の標準化
• プロジェクトマネジメントに関する研修など人材開発
• プロジェクトマネジメント業務の支援
• プロジェクト間のリソースやコストの各種調整
• 個別企業に適応したプロジェクト環境の整備
• その他付随するプロジェクト関連管理業務

上記より、PMOの基本的な役割はプロジェクトの管理手法の確立や進捗管理、コスト管理、課題管理の実施であると言えるでしょう。加えて、会議全体の調整や開催、上位層への状況報告なども役割の一部となります。

PMOに求められること

各種管理や会議全体の調整、上位層への報告など、PMOの役割は多岐にわたります。PMOとしてパフォーマンスを発揮するためには、以下の点が重要となるでしょう。

きめ細かなコミュニケーション

PMOは業務部門やIT部門などの橋渡し役となることも多いため、きめ細かなコミュニケーション力が求められます。あいさつなどを率先してメンバーが相談しやすい雰囲気を作る、キーマンを把握して議論を円滑に進めるなど、コミュニケーション上の工夫が大切です。

情報の可視化と共有

進捗状況や課題などの情報を可視化し、関係者間に共有していくことも重要です。特に大規模なプロジェクトになると各メンバーの活動状況が把握しにくくなるため、しっかりと情報の可視化と全体への共有を意識していきましょう。

プロジェクトの成功を見据えた全体最適の視点

最終的なゴールであるプロジェクトの成功を見据えて、全体最適化の視点を持って取り組むことも大事なポイントです。進捗管理や課題管理自体は目的ではなく手段であると認識し、しっかりとその先にあるプロジェクトの成功を俯瞰的に捉えることが求められます。

PMOは会社によって定義が異なる

一般的なPMOの役割や求められる働きを定義することは可能です。しかし、実際の現場でのPMOの定義はあいまいな部分もあり、会社によってPMOの認識が異なることもあるでしょう。

たとえばコンサル会社のPMOは、課題解決に向けて能動的にファシリテーションや資料準備などを実践するのが特徴的です。

一方で、プログラマーやSEを派遣する技術会社のPMOでは、一般事務の人をPMOとして派遣することもあります。

このようなPMOの捉え方や認識の違いにより、結果的に「PMOは使えない」という印象を抱かれるケースが生じるのです。

PMO は、社内メンバーではなく外部の会社から招き入れる場合も多くあります。その理由は、主に以下の3点です。

1. 社内メンバーだと定常業務と掛け持ちになるためPMO業務に注力しにくい
2. 外部のコンサル会社などに依頼したほうがPMOのノウハウが豊富
3. 社内の人間関係に左右されずに客観的なプロジェクト推進が見込める

企業担当者としては、プロジェクトの円滑な推進に向けて、推進力の高いPMOをアサインしたいところです。しかし、前述のとおりPMOの定義は会社によってあいまいな部分があるため、アサインにおけるリスクが課題と言えます。

まとめ

PMOは、プロジェクトマネージャー（PM）の補佐として、プロジェクトマネジメント支援を横断的に行う部門や組織を指します。PMOの存在意義は、一言でいえばPMのサポートを通じてプロジェクトを成功に導くことです。

しかし、PMOの定義は現場によってあいまいな部分も多く、会社によって捉え方やスキルレベルが異なるのが実態です。PMOを外部から招き入れたものの、期待とのギャップを感じた方も少なくないでしょう。

プロジェクトを成功に導くためには、適切なスキルや経験を持つPMOの活躍がカギとなります。

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