みなさん、こんにちは！フル3です。今日は、プロジェクト管理の世界でとても重要な「スコープ管理」について、お話しします。私は15年以上プロジェクトマネージャーとして様々なプロジェクトを見てきましたが、プロジェクト成功の肝はスコープ管理になります。これをしっかりやらないと、どんなに優秀なチームでも、予算がたっぷりあっても、プロジェクトはあっという間に迷走します。

今回は、スコープ管理の本質から実践的なやり方まで、できるだけわかりやすくお伝えしていきますね。長くなりますが、最後までお付き合いください！

1.スコープ管理って何？簡単に言うと…

＜スコープ管理とは＞

スコープ管理、難しそうに聞こえますよね。でも、簡単に言えば「プロジェクトで何をどこまでやるか」をハッキリさせて、それを守り通すことなんです。

具体的には、以下3つの要素があります

・プロジェクトの目標：要するに、このプロジェクトで最終的に何をしたいの？
・プロダクトスコープ：では、具体的に何を作る？どんなサービスを提供するの？
・プロジェクトスコープ：その目標を達成するために、どんな作業が必要なの？

これらをしっかり決めて、プロジェクトが終わるまでブレないようにすること。これがスコープ管理の本質なんです。

 

2.なぜスコープ管理が大切なの？

＜みんなが同じ方向を向ける！＞

ある大規模なITシステム刷新プロジェクトで、最初にスコープをバッチリ決めたんです。そしたらどうでしょう、100人以上いたチームメンバーが、みんな同じ目標に向かってガンガン進んでいったんです。これ、すごく大事なポイントですよ。

＜ 無駄な作業を減らせる！＞

逆に、あるプロジェクトではスコープがボンヤリしていたせいで、実は必要のない機能を作るのに時間とお金をバカみたいに使っちゃったんです。もしスコープがハッキリしていれば、本当に必要な機能だけに集中できたはずなんですよね。皆さんも経験ありませんか？

＜「ヤバイ！」を早めにキャッチできる！＞

スコープがハッキリしていれば、プロジェクトの途中で起こりそうな問題も早めに見つけられるんです。ある製造業向けのプロジェクトでは、スコープを決める段階で「あ、この規制対応しないとマズイぞ」ってことに気づいて、事前に対策を立てられました。これ、ホントに助かりました。

 

3.はじめが肝心！見積もり時のスコープ管理

＜最初の見積もりが超重要！＞

プロジェクトの最初の段階でのスコープ決めと見積もりって、めちゃくちゃ大切なんです。でも、この時点ではまだ情報が少なくて、正確な見積もりをするのがすごく難しい。

＜失敗談：こんなことになっちゃいました…＞

私が関わったECサイトの開発プロジェクトでは、最初の見積もり時にスコープの詳細をちゃんと詰めなかったんです。そしたらどうなったと思います？開発の途中で大幅な設計変更が必要になり、予算オーバーはするわ、納期は遅れるわで大変なことに（いわゆる炎上・・涙）クライアントとの関係も最悪になっちゃいました。みなさん、他人事と思わないでくださいね。

＜ 詳細な見積もり時の注意点＞

プロジェクトが始まってから詳細な見積もりをする時には、最初の見積もりより情報が増えているので、金額が変わることがあります。でも、この差をできるだけ小さくして、プロジェクトをスムーズに進めるには、こんなことに気をつけてください。

・とにかく情報を集めまくる

クライアントや関係者から、できる限りたくさんの情報を集めて、要件をハッキリさせる。

・段階的に見積もる

最初はざっくり、そこから徐々に詳しく見積もっていく。

・リスクバッファーを忘れずに

「まあ、なんとかなるでしょ」は禁物。適切なリスクバッファーを設定しておく。

 

4.PJ開始からのスコープ管理

＜スコープを計画する＞

まずは、プロジェクトで何をしたいのか、それを達成するために具体的に何が必要なのかを決めます。ここでは、こんな文書を作るといいですよ！

・プロジェクト憲章（Project Charter）：プロジェクトの目的や大まかな内容をまとめたもの
・スコープ記述書（Scope Statement）：もう少し詳しく、プロジェクトの範囲を説明したもの

 

#（コツ）関係者を巻き込もう！

この段階から、重要な関係者（ステークホルダー）を巻き込むのがポイントです。私の経験上、ここでクライアントや上司としっかり話し合っておくと、後で「えっ、そんなの聞いてない！」みたいなドタバタを防げるんですよ。

＜スコープを具体的に定義する＞

ここでは、プロジェクトで作るものやサービスを具体的に決めて、必要な作業を細かく分解します。この時に使うのが、作業分解構成図（WBS: Work Breakdown Structure）というものです。

 

#  WBSを作るコツ

– 全体から細かい作業に分解していく（トップダウン）のと、細かい作業から組み立てていく（ボトムアップ）の両方のアプローチを使う

– チームメンバーのアイデアをどんどん取り入れる

– 細かい作業ごとに、誰が責任者かを決める

＜ スコープを確認・承認する＞

決めたスコープを、関係者みんなで確認して「OK」をもらいます。ここで気をつけたいのは

・スコープ記述書やWBSを使って、具体的に説明する
・質問や心配な点には丁寧に答える
・決まったことは必ず文書にして、みんなで共有する

＜スコープをコントロールする＞

プロジェクトが進んでいく中で、スコープがどんどん広がっていかないように気をつけます。これを「スコープクリープ」と言うんですが、これを防ぐには

・変更管理のルールを作る

変更したいことがあれば、必ず文書に書いて、影響を確認して、承認をもらう。

・定期的にスコープを見直す

プロジェクトの節目ごとに、スコープを確認して、必要なら調整する。

・コミュニケーションを大切に

スコープが変わったら、すぐにみんなに知らせる。

 

5.（まとめ）スコープ管理は「続ける」ことが大切！

スコープ管理って、最初に一回やればOK、じゃないんです。プロジェクトが終わるまで、ずっと続けていく必要があります。ちゃんとスコープ管理をすると、こんないいことがありますよ：

 

・ プロジェクトの目標を達成しやすくなる
・時間とお金を無駄にしない
・関係者の期待に応えやすくなる
・問題が起きるリスクを減らせる

 

私の経験上、スコープ管理にしっかり時間をかけたプロジェクトほど、成功率が高いんです。みなさんも、次のプロジェクトでは、ここで紹介した方法を試してみてください。きっと、プロジェクトがうまくいく確率がグッと上がりますよ！

 

 

６.おわりに

いかがでしたか？スコープ管理って、言葉は難しそうですが、要は「やることをハッキリさせて、それを守る」ということなんです。これを意識するだけでも、プロジェクトの成功率はぐんと上がります。

ぜひ、次のプロジェクトで試してみてください。最初は大変かもしれませんが、慣れてくると「あれ？プロジェクトが楽に進むぞ」って感じるはずです。