みなさん、こんにちは！今日はプロジェクトを成功に導く重要な秘訣、リスクマネジメントについてお話しします。「えっ、リスクって難しそう…」なんて思った方、ご安心ください。実は誰でも使える、とっても便利な方法なんです。さあ、一緒に「予測不可能を制する」方法を学んでいきましょう！

 1. リスク特定の技法：「危険」を見つけ出そう！

まずは潜んでいる「危険」を見つけ出すことから始めましょう。こんな方法があります。

 

 1.1 みんなでわいわいブレインストーミング

チームのみんなで集まって、「こんなことが起きたらやばいよね～」って自由に話し合うのは、リスクを洗い出す効果的な方法です。この手法は「ワイガヤ」と呼ばれることもあり、自由な雰囲気で意見を出し合うことで、思いもよらないリスクに気づくことができます。

 

ある医療系の企業では、カルテ情報などの重要な個人情報を扱っていました。

業界内で個人情報の誤送信事故が多発していたため、社内でブレインストーミングを行い、情報セキュリティ上のリスクについて話し合いました。

この結果、自社が抱えるリスクに気づき、従業員の情報セキュリティ意識を高めることができました。さらに、プライバシーマーク取得を目指すことで、より体系的なリスク管理体制を構築することにつながりました。

 

このように、自由な雰囲気でのブレインストーミングは、普段気づきにくいリスクを発見し、対策を講じるきっかけとなる有効な手法です。

 

1.2 チェックリストでダブルチェック

過去の経験や業界の常識をリストにして、「あれ？これ忘れてない？」ってチェックします。

 

 

2. リスク評価マトリックス：危険度をはかろう！

見つけた「危険」に順位をつけちゃいましょう。ここで便利なのが「リスク評価マトリックス」というツールです。

 

2.1 マトリックスってなに？

簡単に言うと、「影響度/ヤバさ」と「発生確率/起きやすさ」を表にしたものです。

 

2.2 評価基準を決めよう

「どれくらいヤバいか」と「どれくらい起きやすいか」の物差しを作ります。

 

<例>

影響度/ヤバさ：

– ちょっとヤバい：予算が5%増える
– まあまあヤバい：予算が5-15%増える
– すごくヤバい：予算が15%以上増える

 

発生確率/起きやすさ：

– たぶん大丈夫：10%未満
– ちょっと心配：10-50%
– かなり心配：50%以上

 

2.3 優先順位をつけよう

「すごくヤバくて、かなり心配」なものから先に対策を考えていきます。

3. リスク対応計画：さあ、対策を立てよう！

 

優先順位の高いリスクから、具体的な対策を考えていきましょう。

 

3.1 対策の種類を選ぼう

 

4つの作戦があります：

1. 回避作戦：危険な要素を取り除いちゃう
2. 軽減作戦：影響を小さくするか、起きにくくする
3. 転嫁作戦：他の人に任せちゃう
4. 受容作戦：そのまま受け入れる（小さなリスクの場合）

 

3.2 具体的な行動計画を立てよう

 

誰が、いつまでに、何をするか、はっきり決めましょう。

 

<実例>

あるソフト開発プロジェクトでは、「重要な機能の開発が遅れる」というリスクに対して、こんな計画を立てました：

 

– 作戦：軽減作戦

– アクション1：エンジニアを2人増やす（人事部さん、2週間以内にお願い）
– アクション2：あまり重要じゃない機能は後回しにする（プロジェクトリーダー、今すぐ）
– アクション3：毎週金曜日に進み具合をチェック（チームリーダー）

 

4. モニタリングと制御：常に目を光らせよう！

計画を立てたら終わり、じゃありません。常に状況をチェックし続けることが大切です。

 

4.1 定期的にリスクをチェック

プロジェクトが進むにつれて、新しい危険が出てきたり、古い危険が変化したりします。定期的に確認しましょう。

 

4.2 KRI（重要リスク指標）を設定しよう

「ヤバい」の前兆を早めにキャッチする指標を決めておきます。

 

<実例>

あるネットショップのリニューアルプロジェクトでは、こんな指標を決めました：

 

– サーバーの反応時間（2秒以上になったら要注意）
– お試しユーザーさんの満足度（80%を下回ったら要注意）
– 予定通りに終わったタスクの割合（90%を下回ったら要注意）

 

これらを毎週チェックして、危険信号が出たらすぐに対策を考えました。

 

4.3 臨機応変に対応しよう

状況が変わったら、計画も柔軟に変更しましょう。

 

5. ステークホルダーとのリスクコミュニケーション：みんなで情報共有！

最後に大切なのが、関係者のみなさんとの情報共有です。

 

5.1 リスク情報をみんなに知らせよう

定期的にリスクの状況を報告しましょう。オープンにすることで、信頼関係が生まれ、協力も得やすくなります。

 

5.2 コミュニケーション計画を立てよう

誰に、何を、いつ、どうやって伝えるか、しっかり決めておきましょう。

 

<実例>

ある大規模なシステム統合プロジェクトでは、こんな計画を立てました：

1. 社長さんたちへ：毎月、リスクの概況をレポートで報告（プロジェクトリーダーが担当）
2. プロジェクトチームへ：毎週のミーティングで最新情報をシェア（リスク管理担当者が担当）
3. エンドユーザーさんへ：大きな問題が起きたら24時間以内にメールで連絡（広報担当者が担当）

 

5.3 みんなの意見を聞こう

関係者のみなさんからの意見や感想を積極的に聞いて、リスク管理の方法を改善していきましょう。

 

以上、リスクマネジメントの5つの戦略をご紹介しました。
これらを上手に使えば、「予測不可能」なことにも冷静に対応できるようになりますよ。リスク管理は難しそうに見えるかもしれませんが、要は「起こりそうな問題を先に考えて、対策を立てておく」ということです。日々の生活でも使える考え方ですよね。

 

さあ、この方法を使って、みなさんのプロジェクトを成功に導いてください！がんばってくださいね！