リスクマネジメントの極意:予測不可能を制する5つの戦略
みなさん、こんにちは!今日はプロジェクトを成功に導く重要な秘訣、リスクマネジメントについてお話しします。「えっ、リスクって難しそう…」なんて思った方、ご安心ください。実は誰でも使える、とっても便利な方法なんです。さあ、一緒に「予測不可能を制する」方法を学んでいきましょう!
この記事の目次
1. リスク特定の技法:「危険」を見つけ出そう!
まずは潜んでいる「危険」を見つけ出すことから始めましょう。こんな方法があります。
1.1 みんなでわいわいブレインストーミング
チームのみんなで集まって、「こんなことが起きたらやばいよね~」って自由に話し合うのは、リスクを洗い出す効果的な方法です。この手法は「ワイガヤ」と呼ばれることもあり、自由な雰囲気で意見を出し合うことで、思いもよらないリスクに気づくことができます。
ある医療系の企業では、カルテ情報などの重要な個人情報を扱っていました。
業界内で個人情報の誤送信事故が多発していたため、社内でブレインストーミングを行い、情報セキュリティ上のリスクについて話し合いました。
この結果、自社が抱えるリスクに気づき、従業員の情報セキュリティ意識を高めることができました。さらに、プライバシーマーク取得を目指すことで、より体系的なリスク管理体制を構築することにつながりました。
このように、自由な雰囲気でのブレインストーミングは、普段気づきにくいリスクを発見し、対策を講じるきっかけとなる有効な手法です。
1.2 チェックリストでダブルチェック
過去の経験や業界の常識をリストにして、「あれ?これ忘れてない?」ってチェックします。
2. リスク評価マトリックス:危険度をはかろう!
見つけた「危険」に順位をつけちゃいましょう。ここで便利なのが「リスク評価マトリックス」というツールです。
2.1 マトリックスってなに?
簡単に言うと、「影響度/ヤバさ」と「発生確率/起きやすさ」を表にしたものです。
2.2 評価基準を決めよう
「どれくらいヤバいか」と「どれくらい起きやすいか」の物差しを作ります。
<例>
影響度/ヤバさ:
– ちょっとヤバい:予算が5%増える
– まあまあヤバい:予算が5-15%増える
– すごくヤバい:予算が15%以上増える
発生確率/起きやすさ:
– たぶん大丈夫:10%未満
– ちょっと心配:10-50%
– かなり心配:50%以上
2.3 優先順位をつけよう
「すごくヤバくて、かなり心配」なものから先に対策を考えていきます。
3. リスク対応計画:さあ、対策を立てよう!
優先順位の高いリスクから、具体的な対策を考えていきましょう。
3.1 対策の種類を選ぼう
4つの作戦があります:
- 回避作戦:危険な要素を取り除いちゃう
- 軽減作戦:影響を小さくするか、起きにくくする
- 転嫁作戦:他の人に任せちゃう
- 受容作戦:そのまま受け入れる(小さなリスクの場合)
3.2 具体的な行動計画を立てよう
誰が、いつまでに、何をするか、はっきり決めましょう。
<実例>
あるソフト開発プロジェクトでは、「重要な機能の開発が遅れる」というリスクに対して、こんな計画を立てました:
– 作戦:軽減作戦
– アクション1:エンジニアを2人増やす(人事部さん、2週間以内にお願い)
– アクション2:あまり重要じゃない機能は後回しにする(プロジェクトリーダー、今すぐ)
– アクション3:毎週金曜日に進み具合をチェック(チームリーダー)
4. モニタリングと制御:常に目を光らせよう!
計画を立てたら終わり、じゃありません。常に状況をチェックし続けることが大切です。
4.1 定期的にリスクをチェック
プロジェクトが進むにつれて、新しい危険が出てきたり、古い危険が変化したりします。定期的に確認しましょう。
4.2 KRI(重要リスク指標)を設定しよう
「ヤバい」の前兆を早めにキャッチする指標を決めておきます。
<実例>
あるネットショップのリニューアルプロジェクトでは、こんな指標を決めました:
– サーバーの反応時間(2秒以上になったら要注意)
– お試しユーザーさんの満足度(80%を下回ったら要注意)
– 予定通りに終わったタスクの割合(90%を下回ったら要注意)
これらを毎週チェックして、危険信号が出たらすぐに対策を考えました。
4.3 臨機応変に対応しよう
状況が変わったら、計画も柔軟に変更しましょう。
5. ステークホルダーとのリスクコミュニケーション:みんなで情報共有!
最後に大切なのが、関係者のみなさんとの情報共有です。
5.1 リスク情報をみんなに知らせよう
定期的にリスクの状況を報告しましょう。オープンにすることで、信頼関係が生まれ、協力も得やすくなります。
5.2 コミュニケーション計画を立てよう
誰に、何を、いつ、どうやって伝えるか、しっかり決めておきましょう。
<実例>
ある大規模なシステム統合プロジェクトでは、こんな計画を立てました:
- 社長さんたちへ:毎月、リスクの概況をレポートで報告(プロジェクトリーダーが担当)
- プロジェクトチームへ:毎週のミーティングで最新情報をシェア(リスク管理担当者が担当)
- エンドユーザーさんへ:大きな問題が起きたら24時間以内にメールで連絡(広報担当者が担当)
5.3 みんなの意見を聞こう
関係者のみなさんからの意見や感想を積極的に聞いて、リスク管理の方法を改善していきましょう。
以上、リスクマネジメントの5つの戦略をご紹介しました。
これらを上手に使えば、「予測不可能」なことにも冷静に対応できるようになりますよ。リスク管理は難しそうに見えるかもしれませんが、要は「起こりそうな問題を先に考えて、対策を立てておく」ということです。日々の生活でも使える考え方ですよね。
さあ、この方法を使って、みなさんのプロジェクトを成功に導いてください!がんばってくださいね!
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