仕事がはかどる!データ管理アプリの選び方やおすすめを紹介

  • 2022/8/8
  • 仕事がはかどる!データ管理アプリの選び方やおすすめを紹介 はコメントを受け付けていません

会社では毎日、文書や写真などのさまざまなデータが作成・保管されます。
時間が経つと、パソコンの内部ストレージやUSBだけでは保管しきれません。
そのようなとき、重宝するのが「データ管理アプリ」です。
膨大なデータを簡単に管理できるため、業務の効率化に一役買ってくれるでしょう。
そこで今回は、無料で簡単に使えるおすすめのデータ管理アプリを紹介します。
データ管理アプリの選び方もあわせて解説するので、ぜひ参考にしてみてください。

データ管理アプリの使い方は簡単

データ管理アプリは、文書や画像などのデータをアプリ内やクラウドストレージ内で管理するアプリです。
データの移動や削除のほか、アプリによっては削除したデータの復元もできます。
データの数や容量が膨大になると、手持ちのデバイスだけでは管理しきれません。
大切なデータを紛失しないよう、データ管理アプリは早めの導入がおすすめです。

また、複数のメンバーでデータを共有・管理したいときにも、データ管理アプリは重宝します。
チームでデータを共有する、あるいは外部での使用頻度が高いときにも、データ管理アプリは非常に役立つでしょう。

データ管理アプリとファイラーアプリの違い

データ管理アプリに似たものとして、ファイラーアプリがあります。
ファイラーアプリは、スマホ内部(内部ストレージとSDカード)のみで操作する、ファイル管理アプリです。
具体的には、スマホに保存されている画像や動画などのデータについて、次のような操作ができます。

  • 保存場所の検索
  • 保存場所の移動
  • コピー
  • 削除

代表的なファイラーアプリとしては、主に次の3つです。

  • Files by Google
  • ファイルマネージャー
  • ASTROファイル管理ストレージエクスプローラー など

各スマホのデータ整理にはファイラーアプリ、共有や共同作業にはデータ管理アプリと使い分けると効率的に作業できるでしょう。

データ管理アプリの選び方

アプリ開発が急速に進んでいる中、データ管理アプリもさまざまな種類のものが世に出ています。
あまり使い慣れていない方は、「どれを選べばいいのだろう?」と迷ってしまうでしょう。
そこで、データ管理アプリを選ぶ際のポイントを3つ紹介します。
会社用のパソコンやスマホで簡単にデータ管理したい方は、1つずつチェックしてみてください。

・操作がわかりやすい

データ管理アプリを利用する最大の目的は、業務効率化です。
操作がわかりにくく、時間がかかるようなものでは、本末転倒となってしまいます。
そのため、データ管理アプリは見た目(UI)がシンプルで、直感的な操作が可能なものを選びましょう。
日本語対応であれば、なお使いやすいといえます。
もちろん、英語のみのデータ管理アプリでも、アイコンなどを使ってわかりやすいものも少なくありません。
英語力がある方や、データ管理アプリを使い慣れている方は英語表記のアプリでも問題なく使えるでしょう。

・安全性が高い

会社のデータを扱うとき、最も注意したいのが情報漏えいです。
そのため、データ管理アプリを導入する際も、安全性が高いものを選びましょう。
ロックがかけられる、あるいは閲覧権限を制限できるデータ管理アプリであれば、情報漏えいのリスクが下げられます。
また、ダウンロード数が多いアプリは、たくさんのユーザーから信頼を得ている証です。
安全面の機能があることに加え、ダウンロード数も踏まえてデータ管理アプリを選ぶことをおすすめします。

・複数のデバイスで共有できる

外部での仕事がある場合、会社用のスマホを準備しているところも少なくありません。
場所を問わずデータを扱いたい場合は、複数のデバイスで共有できるデータ管理アプリがおすすめです。
パソコン・スマホ間はもちろん、複数のスマホ同士で共有できるデータ管理アプリを選びましょう。
ただし、共有先が増えれば、その分セキュリティ面の不安が出やすくなります。
たとえば、スマホの場合、落としたり盗難に合ったりする可能性はゼロではありません。
すると、第三者からデータを閲覧されてしまう恐れがあります。
複数のメンバーでデータ管理アプリを使用する際は、デバイス自体の安全管理にも気をつけたいところです。

無料で使える!おすすめデータ管理アプリ3選

では実際に、どのようなデータ管理アプリを選べばよいのでしょうか。
ここでは、無料で使えるおすすめのデータ管理アプリを3つ紹介します。
いずれも、パソコンだけでなくiPhoneやAndroidで使用でき、パソコンとスマホの同期も可能です。
データ管理アプリの導入を検討中の方は、ぜひ参考にしてみてください。

・Dropbox

Dropboxは世界シェアNo.1を誇る、最もスタンダードなデータ管理アプリです。
最大のメリットは、データを削除しても30日以内であれば完全に復元できる点にあります。
無料でも膨大なデータを保存・管理できますが、ビジネス用として有料プランもラインナップ中です。
有料になると復元可能な期間が伸びたり、パスコードなどの認証システムを導入できたりと、より使いやすく安全なデータ管理ができます。
無料版で試運転したのち、企業規模や導入目的に合わせて有料プランを選択するのもひとつの方法です。

・One Drive

One Driveは、Microsoft社が提供するデータ管理アプリです。
以前の名称である「SkyDrive」のほうを、よく知っている方もいるのではないでしょうか。
ビジネスチャットツール「Microsoft Teams」と連携することで、複数のメンバーによるデータの共同作業や共有が可能です。
Windows 8.1以上であれば、アプリをダウンロードしなくてもブラウザ上で操作できます。
とくに、Microsoft系のデータを扱うことが多い方におすすめなデータ管理アプリといえるでしょう。

・Googleドライブ

Googleドライブは、Googleが提供するデータ管理アプリです。
データの閲覧権限は個別のほか、リンクを知っている全員にも与えられます。
閲覧のみや編集ができるなど、権限レベルも設定可能です。
万が一、データ内の文章や画像を消してしまったときでも、編集履歴から復元できる点も大きなメリットでしょう。
とくにGoogleドキュメントなど、Google系のデータを扱うことが多い方におすすめです。

データ管理アプリは仕事の効率化に必須!

データ管理アプリは、膨大な量のデータを管理する上で便利なアプリとなっています。
アプリによってはデータの復元ができるため、万が一大切なデータを削除してしまったときも安心です。
データの管理業務を効率化したい方は、積極的にデータ管理アプリを導入していきましょう。

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