【Office365 導入編】情シスが知っておくべきメリット/デメリットとは？

2018/05/25

リリースから早5年。Office365を利用するユーザー企業からも、成功事例をたびたび耳にするようになりました。その反面、「導入しようか迷っている」という声もちらほら。導入は果たして得策なのかどうか、Office365のメリット＆デメリットを浮き彫りにします！

前回の記事で、従来のOfficeとの違いやプラン、料金など、Office365がどんなサービスなのかおおよそ把握できたと思います。魅力的に感じた人も多いでしょう。
『じゃあ、導入でしょ！』とその前に、もう少し Office365を検討していきたいと思います。そこで今回はメリットとデメリットのお話です。果たして、 Office365が社内に適したサービスなのか、ぜひ検討の予備知識にしてみてください。

【Office365のメリット】多彩な機能と環境で、業務に効率を、ビジネスに加速を、事業に安心をもたらす

【メリット①】「一元管理」で煩雑なライセンス管理はもう不要

Webブラウザから、社内の「 Officeアプリ利用数」や「ライセンス数」をスムーズに確認できます。従来のように、「誰がどのライセンスを利用しているか」など、地道に情報を確認しExcelなどで管理しておく必要ありません。「ライセンスの追加・削除」や「ユーザーへのライセンスの割り当て」もブラウザから行え、OS・PC変更時の移行も安心です。

【メリット②】「自動アップデート」で、最新版へのバージョンアップもらくらく

よく、部署ごとでPCのOfficeバージョンが異なっているという話を聞きます。また、そのせいで共有資料を開くとレイアウトがずれているなんて悩みも・・・。

Office365では、「社員が同じバージョンの Officeアプリ」を利用できます。アップデートは自動に行われるので、1台１台設定しなければいけないなんてこともありません。しかも、常に最新版です。

一方で、業務上「以前の Officeバージョンのアプリ」を使いたいという人もいると思います。その場合も安心。Office2010以前のバージョンであれば共存が可能です（2013以降のバージョンは要確認）。

【メリット③】「買い切り→利用」で、状況が変わっても適正コスト

前回の記事でも紹介しましたが、 Office365はクラウドのサブスプリクション型であり、必要なコストはライセンスあたりの月額料金。そして、ライセンス管理は一元化できるので、ユーザーの増減があってもスムーズに適正コストの維持を行えます。また、WindowsとMacでも同じ環境で利用できるのも魅力で、OSを考慮しなくてもよいのもコスト削減につながります。

【メリット④】「マルチデバイス対応」で、社内外で仕事サクサク

社内PCで作成したファイルは、ノートPCはもちろん、スマホやタブレットからでも確認や編集を行えます。つまり、社外でもスマートな仕事環境が整い、業務効率化と生産性を向上させることができるのです。

また普段、社内PC宛てのメールを社外で確認できないという人も多いと思いますが、こちらも心配無用。スマホやタブレットからでも、閲覧やメールの編集・送信が可能です。

【メリット⑤】「オンライン会議」がビジネスを加速させる

最近では、サテライトを置く会社も増えオンライン会議の普及が進んでいます。システム構築にはさまざまな方法がありますが、 Office365で提供されている「Skype for Business」はサービスを利用するだけと手軽。出張などで遠隔地にいる社員やテレワークメンバーとつながることができ、会議も場所に制約されません。“いつでも、どこでも”自在にコミュニケーションできる環境がビジネスを加速させます。

【メリット⑥】「クラウド」が生む、予期せぬ事態のダウンタイムゼロ

Office365のメリットは普段の仕事でさまざまに感じることができますが、BCP（事業継続計画）についても大きな恩恵が期待できます。

オンプレミスの場合、災害など予期せぬ事態からサーバーが被害を受ければ事業復旧までに長い時間が必要です。一方、クラウドの場合、ダウンタイムを限りなくゼロにして再開できる可能性が高まります。また、Office365はマルチデバイス対応であり、社内SNSの「Yammer」やコミュニケーションツールとしても使える「Skype for Business」が利用できることを考えれば、災害時の連絡ツールとしても大いに活躍してくれるのではないでしょうか。

【Office365のデメリット】知らないと結構大きなネックになるかもしれない

【デメリット①】「自動で行われる仕様変更と機能追加・削除」への対策が必要

システムやアプリのユーザーマニュアル作成は特別なことではありませんが、 もしかしたらOffice365のマニュアルは注意して作成する必要があるかもしれません。

Office365に限ったことではなく、クラウドサービスならではの特徴でもありますが、仕様変更や機能追加・削除は自動で行われます。つまり、オンプレミスのように一度マニュアルをつくれば当分大丈夫というわけではないのです。

また、仕様変更に伴うシステム要件の変化も注意が必要です。利用して間もなくでも、OSやブラウザのバージョン次第では早期にサポート対象外になってしまう可能性もないとはいえません。

【デメリット②】「障害発生時」は、ひたすら復旧を待つしかない

仮に「Office365にログインできなくなった」などの障害が発生しても、オンプレミスのように自分で状況を確認したり原因を探ることはできません。復旧を待つしかなく、その内容や状況によっては仕事に支障をきたす可能性があります。

【デメリット③】「導入」により、ネットワークに影響が出る可能性

Office365の導入のトラブルとして、インターネットが「重くなった」という声もあるようです。これも多数の利用者を対象にしたクラウドサービスならではですが、 Office365は通信量を多く消費するサービスであることから、ネットワークの構築状況によってはOffice365自体またはその他のアクセスに影響が生じる場合があるそうです。

さぁ、導入前に考慮しておくべきことはリストアップできましたか？