【業務効率化】乗り換え？新規？そもそもコラボツールは何をする？

2018/06/06

【そもそも】コラボツールってなに？

近年、IT人材の不足により開発の現場などでは社内だけで完結することが難しくなっているのではないかと思います。そんな際には社外のメンバーに協力を仰いでいるのではないでしょうか？　一昔前とは違いネットがつながればどこでも仕事ができる現在、Web系エンジニアを中心にその働き方は変わりつつあります。（参考：ITで働くなら地方もいいかも？ 変わる企業と労働のスタイル）

このような状況の中、メールによるコミュニケーションだけで共同作業をこなすのは、もはや至難の業かと思われます。そんな際に使われるツールの一つとして「slack」があります。最近ではTV CMも見かけるようになったので、ご存じの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
これらのツールは、社内の部署間やチーム間、はたまた社外のメンバーとのコミュニケーションや情報の共有、データのやりとりを行うものであり、総称として「コラボレーションツール（コミュニケーションツールと呼ぶ場合もある）」と呼ばれます。
コラボレーションツールには、メールやクラウドストレージも分類されますが、ここ最近は主に社内SNSやグループウェアのことを指すことが多くなっています。

さて、このようなコラボレーションツールは近年急速に普及しており、今まさに検討しているという方も多いのではないでしょうか？　そこで二回に分けて、コラボレーションツールの基礎からオススメのサービス紹介までを、初検討や非IT系の人にもわかりやすく解説していきたいと思います！

【おさらい】コラボツールの種類は主に５つ！

コラボレーションツールは使う目的に応じて大きく５つの種類に分けられます。

【グループチャット】

もはや説明不要かとも思いますが、複数人でグループをつくり、リアルタイムなコミュニケーションができる機能です。

【スケジュール】

カレンダー機能です。個人の予定も、会議などグループで行うイベントの共有も直感的な操作で管理できます。

【共有フォルダ】

メンバーがひとつの場所にファイルを保存しておけるフォルダ機能です。共有フォルダにアップロードされたファイルはみなで閲覧・編集を行えます。

【ToDo】

やるべきことやその予定などを見える化してくれ、タスク管理できる機能です。

【掲示板】

チーム全員の意見を聞きたいときに便利な機能です。プロジェクト内容の検討や課題の解決、スケジュールの練り直しなどに役立ちます。

既存のコラボツールには、上記すべて含まれているものもありますが、「ToDoのみ」や「グループチャット+共有フォルダ」など、単独やいくつかの機能を掛け合わせたものが主流です。ほとんどのものには「ツール連携機能」があり、必要に応じて機能を拡張することができます。

また補足として、最近のツールでは「無料通話（音声またはビデオ）」機能を有するものもあり、ほとんどが「マルチデバイス対応」に。　社内だけでなく、テレワークスタッフなどの社外メンバーとのやりとりもスムーズにできるものが少なくありません。

今日はコラボツールの基本機能をおさらいしましたが、次回はスムーズに乗り換えられ、新規でも手軽に使える8つのサービスを紹介します。

【執筆：編集Gp　坂本 嶺】