仕事の効率化とメンタルヘルスの管理　第2回　「自身の仕事の効率化とメンタルヘルスを管理する方法」

タスク管理の基本「ToDoリスト」を作りましょう

まず日々の業務のこなし方についてです。前提としてToDoリストは必ず作りましょう。ToDoリストの作り方は自分に合う方法でいいと思います。デジタルやクラウドで管理してもいいし、アナログな手帳で管理してもいいと思います。

大事なことはToDoから派生するタスクをできるだけ細かく書き出すことです。「～さんにメールで確認」「webでデータを集める」といった「そんなことまで？」というレベルまで書き出します。面倒ですが結果的に仕事を仕上げるのが速くなります。

こうすることで自分が抱えているToDo、タスクの見通しとプライオリティを把握できるようになります。

自分のリソースや能力に限りがあることを理解しましょう

その次に考えるべきは「いかに効率的に達成するか」ということです。前回の最後に書いた「レバレッジ」という考え方になります。

まず「自分以外のリソースを使う」ことを考えます。リソースには「人・金・モノ」の3つがあります。若い時は3つとも自由にならないかもしれませんが、それでもできる範囲でリソースを活用して、なるべく自分自身が仕事をしない、自分がするよりも速く確実に達成することを考えます。

この「考える段階」で重要なのは制限をかけないことです。自分に与えられた予算、人、ハードウェアだと……と考えると思考が止まります。大胆に考えるアイデアも持っておきましょう。

例えば「東京から富士山に効率よく向かう方法」という命題があったとしましょう。普通は「車で行くか。新幹線だとどこまで行けば効率がいいか」と考えると思います。しかし思考にリミットをかけないようにしておけば「ヘリコプターをチャーターして一気に向かう」というアイデアが出てきます。「そんな予算ないよ」という考えはこの段階では無視します。

若い時から思考に制限をかけない考え方を身に付けておくと、いざ管理職や取締役についた時会社のリソースを最大限使って最大限のレバレッジをきかせることが可能になります。その訓練としてどんな仕事でも「それ、僕（私）がやること？」と自問し、「なんでも使っていいならもっともレバレッジがきく方法はなんだろう？」と考えてみましょう。

日記をつけることで自分自身を見つめなおそう

次に日々のメンタルヘルス管理法についてです。私自身が実際に試した中でもっとも効果があった方法をひとつご紹介します。

それは手帳や日記帳に毎日「6行日記」をつけるというものです。寝る前の5分でいいので「その日嬉しかったこと」を3行、「腹が立ったこと」を3行書きます。どんなことでもいいです。ただし絶対に嘘は書かず、自分の気持ちをストレートに表現します。

私がしていたのは「ほぼ日」手帳の下3行に横線を引き、左半分に「嬉しかったこと」3行、右半分に「腹が立ったこと」3行を毎日書いていました。例えば「嬉しかったこと」は「同僚に『そのネクタイいいね』と言われた」、「腹が立ったこと」は「挨拶したのに無視された」といった感じです。

時々振り返ることで「自分はどういう時に感情の波が揺れるのか」という傾向が自分で分かってきます。すると以前は腹を立てていたようなこと、落ち込んでいたようなことも客観視できるようになり、あまり気にならなくなります。少し上の視点から自分の気持ちを把握できるようになります。感情の波をコントロールできていないと自覚がある人は騙されたと思って今日から寝る前の5分、6行日記をつけてみてください。