【2024年保存版】外注先との連携にオススメチャットツール10選

システム開発やデザイン制作を外注先に依頼し進める場合、スムーズなコミュニケーションが非常に重要です。また、最新の状況のわかる、可視化されたプロジェクト管理がタスクを円滑に進めるためには欠かせません。
今回は、システム開発やデザイン制作の外注を受ける側からおすすめするツールの紹介と実際に起こりがちなミスの原因と対策ついて解説します。

1.外注時におこるコミュニケーションエラー

　内製（社内）でシステム開発や、デザイン制作を進める際には起こりにくいコミュニケーションエラーから、内製・外注問わず起こりがちなコミュニケーションエラーまで、さまざまなミスが起こり得ます。コミュニケーションエラーが起こるタイミングや、問題が発覚するまでのスピード感によって、その後の影響度合いは変容します。

まずは、代表的なコミュニケーションエラーについて紹介します。

実物とコミュニケーション内での言動との不一致

・原因

例えば、スケジュールより進捗が遅れている場合、MTG等でプロジェクトマネージャーが「Aさん（担当者）、進捗いかがでしょうか？」とヒアリングをした際、細かく確認がなかったり、後続への影響が、担当者（Ａさん）が把握できていない場合、「大丈夫です」と回答するケースは容易に想像つくのではないでしょうか。

この場合、プロジェクトマネージャーは『大丈夫＝期日までに終わる』と受け取るのが一般的な感覚かと思います。ただ、実際Aさんは【期日までに少し遅れそうだけど、そんなに大きな遅延に発展しなさそうだから大丈夫と答えた】という状況であり、簡単な会話の中で既にコミュニケーションエラーが発生しております。またAさんが思い描く「そんなに大きな遅延」という見えないイメージはどこまでのものなのか、文章を書きながら執筆者自身も不安を覚えます。

上記が、常態的になってしまうとプロジェクトで大切な要素の一つである、「期日」のボーダーラインが曖昧になり納期遅れや納期に間に合わせるための品質低下や改ざん、プロジェクト全体の工数が不足し追加で人手を補わなければならない分のコストオーバーなど、さまざまなネガティブ要素に発展するつまずきとなり得ます。

・対策

「大丈夫」「問題ない」などの曖昧なコミュニケーションではなく、具体的にチェックリストでチェックができる状態か否かで進捗を双方で報告しあうようにルールを決めましょう。

特にチェックができない場合は、なぜチェックに至らなかったか、具体的に何が終わればタスクを完了にできるか、報告を受けましょう。今回の遅延が他タスクでも発生しそうであれば、該当のタスクだけにとどまらず、全体的な改善事項としてフィードバックを行い、担当者自身で課題感に気づき、行動を変えられるように助言を行いましょう。

 

実務的には、プロジェクト管理の登録を一つのタスクでもポイントごとに分解して登録することで、曖昧な表現で報告する隙をなくし、進捗のコミュニケーションエラーの回避につなげる等の工夫をおすすめします。

 

タスクの担当者不明、管理モレ

・原因

打ち合わせや何気ない定例MTGの中で、何気なくタスクの分担や、新たな課題をタスクに昇華する場面はどのプロジェクトでも多く見られます。その際に、議事録が残っていない、使用しているプロジェクト管理ツールに登録されていないなどで、誰かがやるだろうという思考から忘れ去られてしまうことは少なくないでしょう。

・対策

発議者ではないメンバーは、議事録を取る意識を共有で持つようにするなどルールを儲けることは重要です。また議事録はいつでも、固定の置き場を用意し、議事録を取るハードルを低くすることも大切です。また、タスクの役割分担や、新たなタスクが生まれた際に、議事録以外にプロジェクト管理を行っているツールにも記載が必要であれば、その入力を行うため、発信内容に不足があればその場で追加で確認や検討する習慣もチームで培いましょう。
後回しにすると他タスクに謀殺され、忘れさられるリスクが大きくなります。

 

要望に対する外注先の動きが希望にそぐわない

・原因

外注先のパフォーマンスが、依頼に対して未達の場合や、希望しているクオリティでの納品がないなど、要望に対する動きが伴わない場合、コミュニケーションが取れている場合と取れていない場合で比較すると、どのようなことが誘発されるでしょうか。

まずコミュニケーションが取れていない場合は、適切なフィードバックを行っても改善行動につながらなかったり、チャットツールでのメッセージがきちんと咀嚼されないで、オンラインでショートMTGを組まねばならず、毎度改善のための対応がチームとして負荷となり、プロジェクト進行の遅れにつながる可能性があります。

また改善行動が見られない場合は、チームの士気にもネガティブに作用する懸念があります。

・対策

母国語でコミュニケーションが問題なく取れるメンバーでチームを組み、日々使用するチャットツール内でのルールや、プロジェクトに対する姿勢のすり合わせなどを定例MTGの中で盛り込み、士気を一定に維持するよう工夫します。

言語に不安があるメンバーを含む場合は、言語のサポートメンバーを設置し、プロジェクト進行と合わせて随時サポートすることを業務内の役割の一つとして共通認識を持つなど、環境で工夫を施します。

 

2.外注先とのスムーズな連携！使えるツール10選！

チャットツール　　

チャットツールとは、リアルタイムで社内・社外を問わずコミュニケーションを取りたい場合に便利です。
メールよりも自然でスムーズな意思疎通を図りやすいのが魅力です。使用できる機能や操作感、UIデザインなどが異なるので比較検討が重要です。

 

①slack（スラック）

メッセージプラットフォームの先駆者としてあげられるのが「slack」です。2400種類以上のソフトウェアと連携可能で、さまざまな業務ツールを1つのプラットフォームで管理できます。プロジェクトごとに議論を進められるという利点があるため、短い基幹でのプロジェクトが多い組織に特に合っているでしょう。

ただし、slackでは特殊な絵文字の使い方があったり、各企業ごとのローカライズな意味を含んでいる場合があるので、注意が必要です。

slackの公式でのガイドラインに掲載があるのは、メッセージの重要性をトリアージ的に表現したり、その他にも下記の内容が紹介されています。

 

🔴   の絵文字は問題が緊急であることを意味します。

🔵   の絵文字は質問または問題を表します。

⚪️   の絵文字は何らかのフィードバックを意味します。

 

👀   の絵文字リアクションは「現在この問題を確認中です」を意味します。

✅   の絵文字リアクションは「この問題を解決しました」を意味します。

 

引用：slack help center

 

②Microsoft Teams（マイクロソフトチームス）

日経225企業の約9割が導入しているビジネスチャットです。Microsoft365に付属しているので、別途チャットツールを購入する必要がないのが魅力です。またTeamsを介してファイルの共有・共同編集を簡単に行える点も強みです。

ただし、ファイルの共有の際にフリーズしてしまったり、UIがわかりにくかったりする口コミは散見され、運用上の改善点はあるようです。

 

③Chatwork（チャットワーク）

Chatworkはチャット機能だけではなく、外部との連携が行いやすいツールです。特にGoogleとの相性が良く、Gmailの受信通知やカレンダーのリマインド通知が可能です。プランは大きく3つあり、真ん中の「ビジネス」プラン以上を選択し、ストレージで課題がある場合は、ストレージの容量のみ拡張ができるオプションの用意もあるので、自社に合った価格の選択がしやすいです。

ただし、メッセージの既読未読機能はありません。

有料でのチャットツールの中では、Slackと比較している記事を見かけることが多いです。

例）https://boxil.jp/mag/a110/
　　https://www.itmedia.co.jp/news/articles/2302/28/news043.html

 

④SONR（ソナー）

Webサイト制作やコンテンツ制作を行う、株式会社エクストによる社内コミュニケーションツールです。タスク管理機能も備わっているので、プロジェクト管理までは必要のない警備な多数はコミュニケーションツール「SONR」の中で取り込めるでしょう。

ただし、コミュニケーションツール内で、資料のやり取りを想定される場合は、ストレージ数によって費用が異なる（ストレージ数が増える分、費用がかかる）ため、コミュニケーションツール以外の機能を求めるユーザーには合わない可能性が考えられます。

 

中小企業であれば、月額20,000円のプレミアムプラン（ストレージ300GB、最大300ユーザー利用可）。その一つ下のプランですと、レギュラープラン（ストレージ40GB、最大20ユーザー利用可）となります。

 

⑤Google Chat（グーグルチャット）

Googleアカウントを所有していれば誰でも使え、無料で利用できます。普段Gmailを使用する機会が多い場合は、既にお持ちのGoogleアカウントで使用ができるので大変便利です。メールよりも送りやすく、チャットツールとして遜色はないです。

ただし、無料の場合ですと制限が多いため、ビジネスで使用する場合は、Google Workspaceのプランの加入をおすすめします。ミニマムのプラン「Starter」では、外部とのChatが１対１でしかできません。複数の外部の方々をGoogle Chatへ招待できるプランは「スペース」が活用できるようになる「Standard」プランからになります。

 

⑥Zoom Chat（ズームチャット）

普段、執筆者は業務上でZoomを使用していますが、Zoom Chatは使用したことがありませんでした。今回記事を作成する中で、初めて「Zoomミーティングチャット」「Zoom　Chat」の存在を認識しました。

　「Zoomミーティングチャット」・・・MTG中のみ、MTG参加者のみ使用が可能

　「Zoom　Chat」・・・MTGに関係なく使用が可能、一般的なチャットツールと同様の使用方法

メリットは、Zoom会議システムの利用者であれば、ビジネスチャットとツールの一本化が可能な点です。また制限はありますが、無料で開始することも可能です。

 

⑦direct（ダイレクト）

ビジネスチャットとして、特に「建設業」の領域で選ばれているツールです。「direct」は100%日本国内で開発され、サーバーも国内で管理・運用しているのも安心できます。とにかく現場で使用しやすい点が高評価に繋がっており、その他にも随時機能の改善対応がある点が信頼性を高めていそうです。また外部連携のソリューションも充実しております。

オンライン会議機能がなく、チャットツールの機能として重宝するスタンプのレパートリーの少なさなどは事前に確認しておくと良さそうです。

 

⑧ラインワークス

LINEと連携するビジネスメッセンジャーです。日本でのLINEの普及率は92.5%（2024年株式会社ホットリンク調べ）となっているため、LINEのような使い勝手のラインワークスはユーザーのITリテラシーに左右されにくいでしょう。

2024年1月時点で、延べ46万社の企業に導入されている実績があります。

私物のスマホでも対応を会社側が許可した場合、その利便性もあいまって業務時間外の通知が気になってしまったり、長時間労働を誘発してしまう可能性があるので、本格的にLINE WORKSを利用開始する前に運用ルールを設け、従業員の労働環境に悪影響を及ぼさないよう工夫が必要になるかもしれません。

 

⑨messenger（メッセンジャー）

Facebookに登録しているユーザー同士でメッセージのやりとりができるサービスです。ですが、Facebook上でつながっている友人はもちろんですが、Facebook上でつながっていない方やFacebookに登録していない方にもメッセージを送ることができます。

facebookのユーザーは30代が最も多く、次いで40代の利用が多いため、若年層の利用が多くない場合は、使用する際の敷居が高すぎず、ITリテラシーの考慮はそれほど必要としないかもしれません。

一点懸念点としては、他のチャットツールよりも相手の名前がわかればメッセージを送ることができる機能を悪用した乗っ取り被害も報告されている点は注意が必要です。システム開発やデザイン制作の外注を受ける側としては、実際にご依頼を進める際のツールとしては使用をお勧めしません。

 

⑩kintone（キントーン）

王道のチャットツールとは性質が異なりますが、「コミュニケーション機能」があります。しばしば「属人化」はどの業界、どの職種でも問題視されております。時代やツールが変わってもなかなか人間の心理的な「依頼することへの壁」を無くすことは難しい課題です。

ですが、kintoneでは問い合わせ窓口やチームの目安箱のように、環境を構築することで依頼から受付を管理とともにその機能の中でコミュニケーションが取れるので、管理自体の負荷が軽くなります。「あのやりとりはどこでやったっけ…。」という迷子を無くせます。

 

プロジェクト管理ツール

①Backlog（バックログ）

プロジェクト管理ツールの代表として挙げられるのが、株式会社ヌーラボによるバックログです。その他にも、バージョン管理や社内wikiなどでも活用ができる優れモノです。

感覚的に操作ができるUIや、進捗が可視化しやすいデザインになっています。

30日間の無料トライアルの実施があるので、しっかりお試ししてからの導入が可能ですが、有料かつ買い切りのツールではないので運用コストがかかってきます。

 

②Redmine（レッドマイン）

公式HPより引用しますが、「オープンソースのプロジェクト管理ソフトウェアです。誰でも自由にダウンロードして利用できます。」とあるように無料から利用が可能です。

ただし、機能をよりビジネス全体として管理する場合は、Lychee Redmineで自社にあったプランを選択することをお勧めいたします。

③Trello（トレロ）

作業の状態（未着手や完了など）が書かれた「リスト」上で、タスクが記載された「カード」を付箋のように移動させることができ、直感的な操作が可能で、視覚的に作業の進捗を把握できる点が最も特徴的です。

機能に不足があれば、TeamsやGmail、Todoistといった外部ツールと連携することが可能です。拡張機能で自社に合ったカスタマイズができるのは強みです。

無料プランの用意がある一方、利用期のが10人までの制約や、ボードの利用に関してもワークスペースあたり10件と上限が設けられているため、あくまでもトライアルとして利用し、実際ビジネスで導入する場合は、ミニマムでもSTANDARDプランの申し込みが必須だと想定されます。

 

④Jira Software（ジラソフトウェア）

65,000 社を超える企業に導入されており、公式HPには「アジャイル開発で必要な「スプリント」「バーンダウンチャート」「ベロティチャート」などの機能があり、ウォーターフォール型開発だけでなく、多くのアジャイル開発チームで利用されています。」と紹介されています。

Trelloと比較される事の多いプロジェクト管理ツールのため、Trelloと同様に10人以上で有料プランの加入が必須となります。またTrello以上にカスタマイズ性に優れているとされています。

ただし、そのカスタマイズ性に優れ柔軟性が高い分、設定の難易度が他のプロジェクト管理ツールに比べて難しいと言われています。

 

⑤クラウドログ

旧:InnoPMという名称であった工数管理ツールです。他のプロジェクト管理ツールにはない利益計算を見える化することができるのが特徴です。工数管理を軸にプロジェクトを可視化し、進捗を工数で図るだけでなくコストの観点から確認できます。プロジェクトの収益をリアルタイムに把握するとともに、過去の実績から経営資源をどのように割り当てるのかといった戦略を立てる上での判断材料にもなり得ます。

機能面がシンプルでわかりやすく、プロジェクト管理に必須な機能に絞り込んでいるため、ユーザーからの評価は高そうです。

SaaS型のクラウドサービスとして提供され、用意のある2つのぷらんはどちらも有料です。ただし、導入前の無料トライアルは実施しておりますので、操作感などは実際に使用して比較検討できます。

※情報は、執筆時点（2024年9月時点）のものになります　/　最新の情報は、各ツールのHPをご覧ください

 

3.プロジェクト開始前にすり合わせ　コミュニケーション負荷を減らす打ち手

プロジェクトが決まり、社内外のメンバーが確定した際には初回の打ち合わせとして「キックオフMTG」が組まれることが一般的です。その際、プロジェクトの概要や注意点、役割分担などを改めてすり合わせますが、その際にコミュニケーション負荷を減らすための環境整備としてメンバー間でルールを認識する時間を設けられると良いでしょう。

この際、一方的にルールを周知するのではなく、コミュニケーション負荷を減らしてプロジェクトの成功を導くために提案し巻き込む姿勢で提示できると、チームメンバーが「自分にとってどういう意味があるか？」を咀嚼し、自律的にルールにコミットできるチームに成長できるでしょう。

 

人間の心理として「後から指摘されること」や「毎回改善行動を必要とするフィードバックが発生する」と、気持ち良く役割を真っ当しようとするモチベーションがネガティブの方向に向かってしまったり、やる気がそがれてしまったりと、良いことがあまりありません。

ただ、初めから該当のプロジェクトに携わるメンバー間でのルールを明確にすることで、フィードバックを受けた際に、真摯に受け止めやすくなり、士気には作用せずに改善行動につながる期待ができます。

 

4.まとめ

コミュニケーション周りの課題や想定しうる懸念点は、事前に環境整備や行動量を増やして問題の発生を未然に防げるように工夫することが必要です。プロジェクト成功の要ともなるコミュニケーションで躓かないよう、チームの連携を叶えるツールの選定を慎重におこない、必要があればプロジェクトのために使えるように準備を進めましょう。

一度導入するとコンスタントに変えにくいツールではあるので、比較し納得できる選定が大切です。

　もう一点としては、根底としてコミュニケーションがとりやすそうなメンバーが活躍していたり、コミュニケーションの重要性を共通認識として持っている外注先を見つけ出すことです。情シスナビの運営会社である「株式会社HumAIn」はチャットワークやSlack、messengerバックログ、Zoomを駆使しつつ、プロジェクトの規模にあった定期MTGを実施、随時のコミュニケーションの齟齬が起きないようにメンバー一人ひとりの感度が高いので安心です！また、対応窓口としては必ず日本語対応ができるメンバーにて丁寧に伴走します。お困りのことがありましたら、お気軽にご相談ください！