関連する帳票とシステムの確認

マイナンバーの利用目的は明確にしなくてはなりません。そのためにもマイナンバーに関連する帳票を洗い出しましょう。国税庁、厚生労働省等から、変更予定の様式が公開されています。源泉徴収、社会保険関係の事務が中心ですが、他にも自社に関係するものがあるかもしれません。また、人事・給与システム、会計システムなどを利用している場合については、ソフトウェアの提供元へマイナンバーの対応状況を確認しましょう。

この段階で概ね、制度に関連する部門も見えてくるかと思います。準備にあたっては、関係する部門に協力を仰ぐことはもとより、早期の段階から経営層にも参加いただくことをおすすめします。業務フローの確認は、通常業務と平行して実施することになりますが、関係者が多いほど時間を消費するものです。厳しいスケジュールの中でも、最優先で協力を頂けるような体制づくりを進めます。この体制づくりを確実にするためにも、基本方針の策定はとても大切です。

委託先の確認

税の申告、社会保険の手続きなどを外部に委託している場合、マイナンバーの取り扱いについて確認しましょう。明確な回答を得られない場合もあるかもしれませんが、まずは現時点の状況を把握しておくことが大切です。業務を委託する場合でも、自社に求められる責任を回避することはできません。委託先の不祥事も自社の責任です。これを踏まえ、委託先の安全管理措置を確認しなければなりません。

マイナンバー関連商材の情報収集

制度改正を機に、多くの企業がマイナンバーの取得や保管の事務負担を軽減するための製品やサービスを発表しています。具体的な安全管理を検討するうえでも、どのようなツールがあるのかを把握しておきましょう。特に、従業員数が多い場合、選択するツールによって費用に大きな差がでます。実態に合わせて見積もりを取得しましょう。 議論はあろうかと思いますが、正式な契約は取扱規程がおおよそ決まるまで待つべきだと考えます。安全管理は、従業員のプライバシーを守る大切な取り組みですが、対応の予算も限られているはずです。

継続的に取り組まなくてはならないものですから、適正な費用で、大きな効果が得られるように安全管理を検討していく必要があります。例え、どんなに質の良いセキュリティ機器を導入しても、時間の経過とともに抜け穴が見つかるものです。さらに従業員教育が徹底されていなければ、漏えいのリスクは一気に高まります。全体のバランスがとれるように調達するべきではないでしょうか。

継続的な取り組みを！

これまでご案内した安全管理は、検討するべき対応のうちの一部です。自社の環境に合うように適用していく必要がありますが、一度で完璧にすることよりも継続的な取り組みの方が効果的だと考えます。どんなに努力しても、いずれ抜け穴は開くものです。大切な情報を保護するためには、マイナンバーの取り扱い状況を把握し、問題点を改善していく姿勢が大切だと考えます。